Jahanje črede v vašem inventarju je ena najbolj zahtevnih stvari pri poslovanju. Z operativne strani stvari, boste vedno želeli vedeti, koliko izdelka je na voljo za prodajo, in kdaj dobiti več. Vaši računovodje bodo potrebovali tudi točne zaloge, da bodo lahko vaše knjige vodile in vam posredovale informacije, ki jih potrebujete za sprejemanje poslovnih odločitev. V večini primerov, vendar ne v vseh, boste to verjetno želeli narediti s sistemom trajnega inventarja.
Sistem periodičnega inventarja
Obvladovanje inventarja lahko upravljate na dva načina. Ena je skozi to, kar se imenuje sistem periodičnega inventarja, kar pomeni, da na koncu določenega obdobja - mesec, četrtletje, leto ali karkoli deluje v vaši situaciji - zaprete svoja vrata in fizično preštejete kateri koli inventar, ki ga imate pri roki.. Za računovodske namene boste to zaključni inventar za obdobje. Prejšnje štetje zalog je bilo začetni inventar za to obdobje. Dodali boste vse svoje nakupe na začetni inventar, odšteli vse prodaje in v idealnem svetu, bo rezultat videti zelo podobno kot vaš zaključni inventar. Seveda ne živimo v idealnem svetu in v praksi, kolikor dlje se gibljemo med zalogami, več odstopanj se bo preplavilo. V sistemu rednega inventarja je količina inventarja pravilna šele po štetju, je velika neprijetnost.
Perpetual Inventory System
Sistem trajnega inventarja zahteva veliko več nastavitev, vendar ko je na svojem mestu, je veliko lažje upravljati. Vsak kos inventarja, ki ga imate, je vnesen v vaš računalniški sistem, ko je kupljen. Ko pride iz inventarja, ko je prodan ali porabljen, se samodejno odšteje od ročnega inventarja v vašem računalniškem sistemu. Če se vaš poslovni model vrti okoli tega, da veste, kaj imate in kdaj boste morali naročiti več, kar velja za skoraj vsako podjetje, uporaba metode večnega inventarja ponuja veliko prednosti.
Periodični in trajni inventar
Kateri pristop boste uporabili za upravljanje inventarja, je odvisen od vaše situacije. Če ste zadovoljni z delovanjem na podlagi "mama in pop", ohranite majhnost vašega podjetja in je vaš inventar majhen, boste morda potrebovali sistem rednega inventarja. Namestitev je minimalna in svoj inventar lahko računate tako pogosto, kot se vam zdi potrebno. Če vaši načrti za vaše podjetje vključujejo veliko rasti, boste želeli izvajati metodo trajnega inventarja ob prvi priložnosti, najbolje od prvega dne.
Slaba stran je, da je metoda trajnega popisovanja zapletena za vzpostavitev in zahteva veliko naložbo v računalnike, programsko opremo in strokovno znanje. Če imate omejen proračun, kar se pogosto dogaja pri novoustanovljenih podjetjih, je lahko začetna naložba večja, kot jo lahko udobno upravljate. Včasih se boste morali zadovoljiti z inventarjem in računovodskim sistemom, ki kratkoročno zagotavlja osnovno upravljanje trajnega inventarja, vendar ga lahko nadgradite na bolj popolno ponudbo, saj vaše podjetje in prihodki rastejo.
Ni popolno
Bistvo sistema stalnega inventarja je, da boste vedno imeli natančno, ažurno število stvari, ki so na voljo. To je na splošno resnično, toda v resničnem svetu vedno obstaja vrzel med teorijo in prakso. Izgubili boste izdelek pred zlomom in krajo; dobavitelji vas bodo napačno obračunali, prejeli boste naročila, ki so za nekaj kosov prekoračena ali kratka, prodajno osebje pa bo nepravilno prodajalo ali povrnilo stroške itd. Dobra praksa v zvezi z usposabljanjem, varnostjo in ravnanjem z inventarjem lahko pripomore k temu, da je to minimalno, vendar boste morali vedno preverjati številke, s katerimi delate.
Lahko se odločite za popoln fizični inventar vsaj enkrat na leto ali pa se odločite za tekoče "štetje ciklov". To pomeni, da boste izbrali določene dele svojega inventarja, da boste redno šteli za odkrivanje neskladij. Osredotočite se lahko samo na elemente z najvišjo vrednostjo ali na najvišji obseg, ker vam bodo najverjetneje povzročili težave, ali pa boste lahko ves čas prešteli ves inventar in prilagodili svoj inventar, ko boste našli napake..
Stalna zaloga v maloprodajnih / veleprodajnih okoljih
Najboljši primer za sisteme stalnega inventarja je v maloprodaji. Ko vaša stranka prinese izdelek na števec, ga pokličete z neko obliko optičnega bralnika ali pa ga ročno vnesete. Optično branje je boljše, kadar je to mogoče, saj zmanjšuje možnost napak. Ko je prodaja končana, bo vaš sistem zmanjšal razpoložljivi inventar na razpolago, da bo omogočil tisto, kar hodi skozi vrata vaše stranke.
Če eden od vaših prodajalcev išče ta izdelek iz računalnika v drugem oddelku, se bo na zaslonu ponovno prikazala na novo popravljena vsota. Vaš sistem vas lahko tudi pozove, da naročite več, ko se vaši dobavi zmanjšajo ali celo naročilo samodejno. Najboljši sistemi vodijo evidenco o popustih in minimalnih naročilih vaših dobaviteljev, tako da jih lahko nastavite tako, da ne naročajo 950 kosov, če obstaja popust v višini 1.000. Trgovci na debelo delujejo na enak način, razen če kupujejo od proizvajalcev in distributerjev in prodajajo trgovcem na drobno.
Perpetual Inventory v proizvodnih / proizvodnih okoljih
Če se ukvarjate z izdelavo izdelkov, namesto da bi jih prodajali, boste uporabili večni sistem inventarja nekoliko drugače. V tem primeru so postavke v vašem inventarju surovine ali podsklopi in na koncu postanejo končni izdelki. Prav tako boste morali spremljati svoje surovine, medtem ko so na poti, da postanejo končni izdelki, kar lahko traja manj kot sekundo ali dve ali več let glede na izdelek. V tem stanju se štejejo kot delo v procesu. Z učinkovitim sistemom trajnega inventarja ne smete nikoli zmanjkati surovin in veste, koliko končnih izdelkov imate na voljo za prodajo. Še pomembneje, vedeli boste tudi, kakšni so bili vaši proizvodni stroški, tudi če se vaši materiali gibljejo v stroških.
Računovodstvo LIFO in FIFO
Upravljanje fizičnega inventarja mora vedno zagotoviti, da se najstarejši izdelek na policah prvič proda, tudi če ni posebej pokvarljiv. Embalaža sčasoma zbledi, škatle se poškodujejo in celo jekleni žeblji bodo sčasoma zarjaveli. Za trajne računovodske namene pa se lahko odločite, ali vsak kos inventarja velja za najstarejši, ki je trenutno pri roki, ali pa najnovejši. Ti sistemi se imenujejo first-in-first-out in last-in-first-out, ali FIFO in LIFO.Če se cene dvignejo, bo najstarejši izdelek vedno najcenejši in najnovejši izdelek bo vedno najcenejši. Če cene padajo, velja ravno nasprotno. To ima nekaj pomembnih posledic za to, kako obračunavate svoje stroške.
LIFO, FIFO in COGS
Recimo, za predstavitvene namene, da je bila najstarejša postavka v vašem inventarju kupljena na 85 evrov, najnovejši vas je stala 95 evrov in prodate po 110 dolarjev. Če delate na podlagi FIFO, je vaš dobiček 110 USD minus strošek $ 85 ali $ 25. Če delate na podlagi LIFO, boste na isti prodaji upoštevali samo 15 $ dobička. Če je vaš cilj, da prijavite najvišji možni dobiček, morda da bi naredili vtis ali vplivali na potencialne vlagatelje, se vam zdi koristno uporabiti metodo FIFO. Če želite, da vaš zabeleženi dobiček preverite in tako zmanjšate svoj davčni račun, lahko metoda LIFO - v tem hipotetičnem primeru - postane bolj smiselna. Uporabite lahko katero koli metodo, če ste dosledni. Kar zadeva spremljanje dejanskih stroškov blaga, ki se prodaja v maloprodaji, ali stroškov proizvodnje v proizvodnji, se lahko odločite za metodo ponderiranega povprečja, ki spremlja vaše dejanske stroške, ko gredo gor in dol.
