Pravilna priprava komercialnih računov omogoča, da bo vaše podjetje pravočasno plačano za svoje izdelke ali storitve. Temeljit pristop k zaračunavanju lahko pomaga tudi pri vzdrževanju boljših zapisov in ohranjanju proračuna na poti.
Ustvarite standardiziran obrazec
Ustvarite predlogo za komercialni račun, ki vključuje kategorije za vse ustrezne informacije. Obrazec za izpolnjevanje mora vsebovati pisemski papir podjetja ali logotip in kontaktne podatke, vključno s številkami telefona in faksa ter e-poštnimi naslovi in naslovi spletnih mest. Vključite vložke, da izpolnite datum naročila in datum računa, ime prodajalca ali kodo in številko licence izvajalca ali davčno številko, če je to primerno. Ustvarite stolpce, ki vam omogočajo, da izpolnite količine, opise in cene za prodane predmete in postavko za dodajanje prometnega davka in izračun skupnega zneska. Pustite prostor za beležke.
Bodite specifični
Pri razvrščanju storitev ali predmetov, ki se prodajajo, bodite natančni. Vključite številke delov, referenčne kode ali opise, ki vam in vašemu kupcu pojasnjujejo, kaj se račun nanaša. Razčlenite delo na uro in vključite opise opravljenih storitev. To vam pomaga slediti inventarju in delujočemu izdelku in strankam omogoča, da si ogledajo podroben seznam tega, za kar se zaračuna. V primeru spora lahko račun razjasni nesporazume in vam pomaga izogniti se zamudam pri plačilih. Če je bila v transakciji vključena številka naročilnice ali avtorizacijska koda kupca, vključite tudi to.
Iti na splet
Ustvarite elektronsko različico vašega komercialnega računa, da bodo postopki zaračunavanja hitrejši in učinkovitejši. Račune, ki so elektronsko generirani in poslani po e-pošti, je mogoče učinkovito slediti, še posebej, če zahtevate »potrdilo o branju«, da spremljate, kdaj je prejemnik prejel in odprl dokument. Tako se izognemo morebitnim zahtevkom, da se račun izgubi po pošti. Če izdajate papirne račune, vključite ovojnino, plačano po pošti, za spodbujanje hitrega plačila.
Vnesite možnosti plačila
Na računu upoštevajte, kdaj je plačilo zapadlo, in navedite kazni ali stroške za zamude pri plačilih. Vključite navodila za plačilo računa, kot so spletne možnosti, čeki podjetja, blagajniški čeki, bančno nakazilo ali kreditna kartica podjetja. V primeru, da kupec želi s telefonom plačati v obliki bančnega nakazila ali debetne kartice, posredujte neposredno vašo računovodsko službo.
