Podjetja imajo pogosto skupine, ki dokončajo projekte, namesto da posameznikom omogočajo samostojno delo; številne prednosti obstajajo pri delu v skupinah. Na primer, ekipe običajno sprejemajo učinkovitejše odločitve kot posamezniki, projekti se lahko dokončajo hitreje in učinkoviteje, novi zaposleni se lahko lažje vključijo v delovno mesto, moral pa se lahko izboljša z izkušnjami skupin (glej referenco 1). Ko postanete član uveljavljene skupine, si morate vzeti čas, da predstavite sebe in svoje kvalifikacije za nemoten prehod.
Začnite pisavo tako, da vnesete datum. Preskočite presledek in vnesite splošno ime skupine, kot je »McCoy Sales Team«, ki mu sledi ime in naslov podjetja. Preskočite dodaten prostor in vnesite »Dragi (ime ekipe)«, ki mu sledi dvopičje. Če ima ekipa manj kot štiri osebe, lahko namesto imena skupine vnesete njihova imena.
Začnite prvi odstavek, tako da se predstavite sami. Takoj povejte ekipi, kdo ste, vključno z naslovom, če ga imate, in navedite namen pisma. Na primer, lahko napišete: "Moje ime je James Farland in pišem, da se predstavim. Od torka bom vaš novi vodja projekta na McCoyjevem prodajnem računu." (Glejte referenco 1)
Podajte vse osnovne informacije, za katere menite, da bodo potrebne. Na primer, če boste delali na virtualnem timu in to je vaša ena priložnost, da se predstavite vsem članom ekipe, preden se delo začne, lahko vključite več podrobnosti o svojem ozadju in kakšne druge projekte ste delali, tako da so člani skupine si predstavljate svoja strokovna področja in kako boste prispevali k ekipi.
Zahvalite se članom ekipe za njihov čas in vključite vljudnosti o tem, kako se veselite sodelovanja z njimi. Navedite svoje kontaktne podatke, kot so e-pošta in telefonska številka.
Pismo zaprete tako, da vtipkate "S spoštovanjem" in preskočite tri presledke vrstic. Vnesite svoje polno ime in naslov. Natisnite kopije črke na pisemskem papirju podjetja in vsak podpis. Pošljite pisma vsakemu članu ekipe.
