Spomini se pogosto pošiljajo več ljudem hkrati in niso namenjeni temu, da bi bili osebno prilagojeni kot poslovno pismo. Poslovni zapis je napisan, da daje navodila ali obvesti občinstvo. To občinstvo je lahko član vaše organizacije ali tretja oseba, na primer stranka. Pri pisanju beležke o odjemalcu je še bolj pomembno, da ostanete profesionalni skozi vašo beležko in da imate veliko informacij. Dodatni materiali, kot so informacije o vašem podjetju, so lahko vključeni v opombo odjemalca.
Ustvarite naslov za beležko odjemalca. Kategorije naslovov so To, From, Date in Subject. V razdelku To naj bodo vključeni vsi odjemalci, ki jim pošiljate beležko. Vaše ime je v razdelku Od. Datum, ko pošljete beležko, naj bo napisan po datumu in predmet beležke mora jasno razložiti namen, kot je na primer »Dodatne informacije, potrebne za projekt spletne strani«.
Vpišite prvi odstavek z vašo stranko v mislih. Prvi odstavek bi moral biti nekaj stavkov, ki na kratko pojasnijo vaš namen. Z uporabo primera projekta spletne strani bi pojasnili projekt, na katerem delate za stranko, zakaj potrebujete dodatne informacije in kaj so te informacije. To je povzetek, zato še ni treba vključiti podrobnosti.
Napišite telo beležke, ki je običajno nekaj odstavkov. Tu boste vključili podrobnosti o sklicu stranke. Na primer, lahko govorite o tem, s kakšnim vidikom projekta spletnega mesta imate težave in katere specifične informacije potrebujete od odjemalca.
V zaključni odstavek vključite korake, ki jih mora stranka sprejeti, če je primerno. Informativni beležki, kot je na primer posodabljanje odjemalca glede novega pravilnika podjetja, ne potrebujejo tega razdelka. V primeru projekta spletne strani pa morate stranki pojasniti, kako vam je všeč, da vam pošljete dodatne informacije. Če od stranke ni potrebno ukrepati, lahko v primeru, da ima vprašanja, posredujete svoje kontaktne podatke. Ne pozabite mu zahvaliti za njegov čas.
