Prodajni račun je morda najpogostejši dokument v poslovnem svetu. To je pomemben rekord tako za prodajalca kot za stranko, in je bistven element v upravljanju in knjigovodstvu vsakega podjetja.
Opredelitev
Račun je poslovni dokument, izdan vsakič, ko pride do prodaje. Zdravniki izdajajo račune po imenovanju pacienta. Podjetja, ki dobavljajo storitve, izdajajo račune, ko naročnik odda naročilo.
Informacije v njem
Računi služijo kot stalni opomnik o tem, kaj je bilo kupljeno, ko je bilo kupljeno, koliko stane, kdo ga je prodal, kdo ga je kupil in kako jih doseči. Na primeru obiska zdravniškega urada bi račun vseboval ime, naslov in telefonsko številko zdravniške pisarne; ime, naslov in telefonsko številko pacienta ter storitve, ki jih je opravil zdravnik (in stroške za vsakega).
Časovni račun
Nekatera podjetja se ukvarjajo pravočasno, ne v obsegu. Snemalni studiji se na primer pogosto zaračunavajo po uri. Tako bi račun iz studia najverjetneje vključeval število ur, ki jih je umetnik porabil za snemanje ali delo s prej posnetim gradivom.
Uporabe
Uporaba računa se nanaša na informacije, ki jih vsebujejo. Gre za račun, ki od kupca zahteva plačilo, dokazilo o nakupu za obe stranki in je lahko sredstvo za zaščito potrošnika, saj vsebuje podrobne informacije o cenah kupljenih artiklov (kar kupcu olajša razumevanje transakcije) in pristojbin).
Moderne spremembe
Običajno so bili računi poslani po pošti ali, ko je tehnologija postala dostopna, po faksu. Danes, ko podjetja težijo k brezpapirnemu poslovanju, se običajno pošiljajo po elektronski pošti in oddajo na računalnik.
