Podjetje vključuje tako, da predloži obrazec za pripravo v skladu z državnim pravom, običajno v pisarni državnega sekretarja, kjer se podjetje želi locirati. Ta oblikovni dokument se v večini držav imenuje ustanovni akt, v nekaterih državah pa je znan tudi kot potrdilo o ustanovitvi ali listini, ki ima v preteklosti drugačno terminologijo. Podjetje se šteje za vključeno od trenutka, ko državna pisarna sprejme prijavo in pritrdi državni pečat ali žig na dokument in dodeli pooblastilo za delovanje v državi. Oznaka države na statutu je uradni dokaz o ustanovitvi, ki navaja točen datum, ko je država sprejela prijavo, in družba je nastala kot priznani subjekt.Država vodi evidenco predloženih dokumentov in na zahtevo predloži overjene kopije in potrdila, s katerimi zagotavlja javnosti, da je družba registrirana pri državi in je v dobrem stanju.
Potrdilo o vpisu
Po vložitvi statuta pri podjetju bo podjetje prejelo potrdilo o prejemu po pošti. Razen če poslovna naročila (in plačujejo) overjene kopije člankov v času vložitve dokumentacije, je lahko potrdilo, da je potrdilo, da je bila prijava sprejeta, edina točka, ki jo država vrne. Potrdilo o vložitvi je treba hraniti v poslovnih evidencah podjetja. V mnogih primerih je označevanje prvotnega potrdila o vložitvi skupaj z golo (nepotrjeno) kopijo statuta zadosten dokaz o ustanovitvi, kar zmanjšuje potrebo po plačilu overjenih kopij izdelkov vsakič, ko mora družba predložiti uradno dokumentacijo..
Kopija statuta
Statut je javna listina. Vse države vzdržujejo slikovno bazo podatkov o vložkih, in večina držav zagotavlja, da je ta zbirka podatkov na voljo prek interneta. Vsak član javnosti lahko dostopa do baze podatkov in če je funkcija na voljo, prenesite kopijo statuta, ki je bila vložena pri državi (sicer lahko oseba pokliče državni urad, da naroči kopijo).
Ta prenos bo imel oznako stanja in naslovnico z navedbo datuma, ko je bila družba registrirana, vendar bo le kopija. Ta različica, skupaj s potrdilom o vložitvi, se lahko šteje za zadosten dokaz o ustanovitvi, da se odpre bančni račun, vendar verjetno ne bi zadostovala za izpolnjevanje zahtev glede skrbnega pregleda za vlogo za posojilo. Najboljša rešitev je imeti vsaj eno overjeno kopijo statuta v poslovni knjigi.
Zahtevek za overjeno kopijo je mogoče zlahka pripraviti ob vložitvi, s plačilom dodatne pristojbine in posledično vrnitvijo potrdila o vložitvi in kopijo izdelkov z originalnim državnim žigom ali dvignjenim pečatom. Overjeno kopijo člankov lahko dobite tudi kadarkoli po vložitvi, s pisno zahtevo in plačilom pristojbine.
Potrdilo o vgradnji
Nekaj držav (kot so Missouri, Nova Mehika in Gruzija) izdajajo, kar imenujejo »potrdilo o ustanovitvi«, ko podjetje predloži svoj statut. V nekaterih primerih obstaja pristojbina, ki se oceni v času vložitve za predložitev potrdila. V teh državah, ko se zahteva dokazilo o vpisu, je edini sprejemljiv dokaz originalno vpisano potrdilo. Če ima podjetje žigosano ali overjeno kopijo izdelkov, ne pa tudi potrdila, bo podjetje verjetno imelo težave. Podjetje lahko poda zahtevo države za dvojnik potrdila ob plačilu pristojbine.
Potrdilo o dobrem stanju
Drug sprejemljiv dokaz o ustanovitvi, ki lahko nadomesti overjeno kopijo izdelkov, je potrdilo o dobrem stanju. To je dokument, ki ga izda država in potrjuje, da je podjetje registrirano z državo od določenega datuma in je trenutno aktivno in posodobljeno o vseh zahtevanih prijavnih dokumentih. To potrdilo je pod pečatom. Od države ga lahko naročite kadar koli, običajno ob plačilu pristojbine.
Poslovati
Država nadzoruje ustanovitev in je edini subjekt, ki lahko dokončno ugotovi, kdaj je družba registrirana pri državi in ali je trenutno pooblaščena za poslovanje. Vendar statutu ni treba posodobiti z najnovejšimi informacijami o tem, kdo ima nadzor nad družbo in ali deluje v skladu z načrtom. Pogosto se, kadar se zahteva dokazilo o vključitvi, razširi pomen, tako da vključuje dokazilo o lastništvu, dokazilo o delovanju, dokazilo o naslovu ali dokazilo o pooblaščenem podpisniku.
Medtem ko so certificirani izdelki ali potrdilo o dobrem stanju tehnično dokazilo o ustanovitvi podjetja, se lahko od podjetja zahteva, da priskrbi tudi kopijo svojih pravilnikov, zapisnikov sestankov upravnega odbora, pooblastila za izdajo odločbe podjetja, da sprejme določeno dejanje ali račun za porabo energije. vzpostavijo naslov ali druge stvari, ki preverjajo njegovo avtoriteto in namen, da poslujejo v državi.
