Ko vodite srečanje v klubu, takoj komunicirate z vsemi člani kluba, načrtujete prihodnje klubske dejavnosti in sprejemate pomembne odločitve. Če želite učinkovito voditi srečanje, morate biti organizirani in imeti načrt. Posrednik srečanja vzdržuje red skozi celotno srečanje in obravnava vse teme na dnevnem redu srečanja.
Pripravite se vnaprej. Odločite se, kakšni so vaši cilji za sestanek in oblikujete poseben akcijski načrt za doseganje teh ciljev. Naredite seznam tem, ki jih boste obravnavali, in naredite kopije tega seznama za distribucijo članom kluba.
Ustvarite vabljivo vzdušje. Pred sestankom postrezite osvežilno pijačo in mehko predvajanje glasbe, ko člani kluba vstopijo v prostor za srečanja. To bo ustvarilo ozračje, ki člane spodbuja k sprostitvi in druženju pred začetkom sestanka.
Začnite pravočasno. Najavite pet minut, preden nameravate začeti. Kot člani kluba najdejo sedež, izročite kopije dnevnega reda sej. To članom kluba omogoča, da pregledajo dnevni red, ko se pripravljate na začetek.
Uvesti nove člane kluba. Zasedanja ledolomilcev so najboljši način za uvedbo novih članov. Povejte, kje so odraščali, kje so hodili v šolo in zakaj so se odločili, da se pridružijo klubu.
Preglejte zapisnik prejšnjega sestanka. To spominja člane kluba na ukrepe, ki so bili sprejeti na zadnjem srečanju in novim članom daje boljše razumevanje trenutnih tem.
Ostani na nalogi. Vedno sledite dnevnemu redu sestankov. Če želi nekdo razpravljati o temi, ki ni na vašem dnevnem redu, napišite zadevo na poseben list papirja in jo obravnavajte na naslednjem srečanju.
Dovolite čas za vprašanja in odgovore. Člani kluba bodo verjetno imeli vprašanja, zato bodite pripravljeni odgovoriti nanje. Prosite tiste, ki imajo vprašanja, da dvignejo roko in pokličejo vsakega posameznika posebej. To je tudi dober čas za spodbujanje članov kluba, da dajo predloge za prihodnja srečanja.
Končajte pravočasno. Določen čas konca pomaga ohranjati moderatorja na poti. Če imajo člani kluba dodatna vprašanja ali pomisleke, jih povabite, da se po koncu sestanka z vami pogovorijo.
