Če kupite blago ali storitve od prodajalca, boste verjetno imeli interes za mesečne transakcije s temi podjetji. Enako velja za vse stranke, ki kupujejo blago ali storitve od vas kot lastnik podjetja. Da bi zagotovili podrobno računovodstvo mesečnih aktivnosti stranke ali stranke, številna podjetja ponujajo obračun. Čeprav jih nekatera podjetja še vedno pošiljajo, jih je mogoče zagotoviti tudi prek e-pošte ali spletnega portala. Dokument služi kot vljudnost in pomaga vašim strankam uravnovesiti svoje knjige.
Nasveti
-
Izjava o računu je dokument, ki stranki prikazuje obračun vsake transakcije v določenem obračunskem obdobju.
Kaj je izjava o računu?
Izjava o računu vsebuje seznam transakcij stranke za določen časovni okvir. Podobno kot bančni izpisek, ki ga prejmete za lastne finančne transakcije, poslovni izpis računa podrobno določa začetni in končni datum, začetno stanje, končno stanje in vse bremenitve in kredite, ki so se zgodili med tema dvema datumoma.
Na splošno podjetja samo pošiljajo izpisek računa strankam, ki imajo račun in so podpisale ustrezne sporazume. Odvisno od vaših osebnih nastavitev se lahko odločite, da pošljete izjave o računu samo tistim, ki so imeli dejavnost v določenem mesecu. To je še posebej koristno, če imate nekaj strank, ki jih ne kupite vsak mesec. To vam bo prihranilo dodatne stroške pošiljanja izjav z ničelnimi bilancami.
Oblikovanje izjave o računu
Če nikoli niste sestavili izjave o računu, morda ne veste, kako jo oblikujete. Dobra novica je, da je na voljo veliko predlogov, ki vam lahko pomagajo, vključno z nekaterimi v programu Microsoft Word. V zgornjem zgornjem delu mora imeti samo besedo »Izjava o računu« in vpisati ime in naslov stranke pod »do« in vaše ime in naslov pod »Od«. Nato boste podrobno opisali vsako transakcijo, ki je potekala v mesecu, vključno z vsemi nakupi in dobropisi in ohranjanjem tekočega ravnotežja v najbolj oddaljenem stolpcu. Na dnu je treba navesti skupni dolgovani znesek in navodila za plačilo.
Če je vaša stranka samodejno zaračunana, se prepričajte, da je to jasno v izjavi. To je samo informativna izjava. Vaše stranke se morda ukvarjajo s kupom računov in izjav in nimajo časa, da bi razvrstile svoje zapise, da bi ugotovile, ali so plačale ali ne. Če morate na dno priložiti račun, da se izognete tiskanju ločenih izjav za tiste, ki samodejno plačujejo, se prepričajte, da ste v tem računu zapisali, da bo plačilo bremenjeno, da bi se izognili podvajanju plačil.
Kaj je bančni izpis in njegov namen?
Ko podjetja izdajajo izjave o računu, to pogosto storijo kot ugodnost za stranke, čeprav to stane še posebej, zlasti če jih pošljete po pošti. Stroškovna učinkovitost te vrste vljudnosti je lahko vprašljiva, razen če jo lahko neposredno povežete s povečanjem števila strank, ki plačujejo svoje račune pravočasno. Če nenehno prejemajo obvestila o svojih transakcijah skupaj z računom, ki olajša plačilo, lahko dejansko izplača plačilo, namesto da ga poravnajo, dokler ne preverijo, kaj so kupili v prejšnjem mesecu.
Na strani kupca je namen izjave o računu olajšati knjigovodstvo. Vaši kupci imajo verjetno tok računov, ki prihajajo vsak mesec, kar pomeni, da je vaša ena od mnogih. Podatke, ki jih posredujete, lahko enostavno primerjate z njihovimi lastnimi knjigami. Ko bo leto napredovalo, si lahko ogledajo zgodovinske podatke, povezane s poslovanjem, ki ga opravljajo z vami, in uporabijo informacije za določanje prihodnjih napovedi proračuna.
Primeri izkaza računa
Najboljši primer obračuna je bančni izpisek, ki ga dobite vsak mesec. To boste dobili za vse vaše račune, vključno z osebnimi bančnimi računi, vsemi investicijskimi računi, ki jih imate, kreditnimi karticami in lastnimi poslovnimi finančnimi računi. Običajno ima datum začetka do konca, začetno stanje, končno stanje in dnevnik vseh transakcij, ki so se zgodile v tem časovnem okviru.
Kot pri izpisku računa vašega podjetja, lahko bančni izpis dobite po pošti v papirni obliki ali si ga lahko ogledate na spletu. Če je to povezano z vašo kreditno kartico, boste verjetno videli račun na dnu izpiska računa, ki vključuje znesek, ki ga morate plačati, in datum zapadlosti. V nasprotju z izjavami o računu lahko pride do bančnega izpiska, tudi če v mesecu nimate transakcij.
Cilji bančnega izpiska
Cilj bančnega izpiska je preglednost. Stranke želijo videti vse transakcije, ki so vpisane v njihove račune skozi vse leto. Pred spletnim bančništvom so stranke spremljale svoje transakcije v kontrolnem registru in uskladile znesek, ko je ta mesečni izkaz prišel po pošti. Če so pozabili zabeležiti transakcijo, so jo videli v izjavi in lahko hitro popravijo napako. Podobno so podjetja prav tako spremljala svoje finančne transakcije v knjigah na papirju in dvakrat preverjala zneske z mesečnim poročilom.
Tehnologija se je vse to spremenilo. Zdaj se lahko podjetja in posamezniki prijavijo 24 ur na dan in si ogledajo najnovejše informacije o transakcijah. Ni potrebe, da se ujemate, vendar če res želijo ostati na tekočem, lahko nastavijo svoje račune, da jih opozarjajo vsakič, ko pride do nove transakcije. Za podjetja, računovodska in knjigovodska programska oprema omogoča enostavno vzdrževanje stalnega pregleda vseh poslovnih stroškov.
Kakšna je razlika med izdajanjem računov in zaračunavanjem?
Ker lahko izpiski računa vsebujejo račun na dnu, ga je mogoče zlahka zamenjati z računom ali računom. Morda boste opazili, da na primer vaš mesečni račun za kabelsko televizijo vsebuje informacije o različnih dajatvah, hkrati pa vključuje tudi opustitev plačila na dnu, da lahko plačate, če ne plačujete elektronsko. To je račun, namesto izpiska računa, ker ne vsebuje podrobnosti o vsaki transakciji, ki je prišla do vašega računa med obdobjem izpiska.
Vendar pa je razlika med računi in računi lahko še bolj subtilna. Pogoji se pogosto uporabljajo med seboj, vendar je razlika v načinu, kako se prejemnik nanaša nanje.Podjetje pogosto zahteva račun, to je dokument, ki dokazuje zadolženost ene osebe do druge. Redko se zgodi, da oseba kliče račun za kabelski račun, in ko prispe v pošti, je ponavadi označen kot račun, medtem ko račun običajno prispe z glavo z naslovom »račun«.
Druga razlika med njima je, da je račun mogoče obravnavati kot obliko kredita. Stranka ima določeno časovno obdobje za plačilo po izpolnitvi zahteve za izdelek ali storitev. Po drugi strani pa je treba račun pripisati zelo strogemu roku. Če prejmete račun po večerji v restavraciji, je ta rok takojšen. Vendar pa bi lahko bil vaš račun za vodo tehnično označen kot račun, saj ga lahko plačate do nekaj tednov, kar pomeni, da vam podjetje kot posojilo ponavlja kredit. Tu je lahko razlika med obema temnima.
Kako dolgo je cikel mesečne izjave?
Izkazi računov sledijo obračunskemu ciklu, ki je odvisen od preferenc podjetja, ki jih izdaja. Obračunski cikel je opredeljen kot časovno obdobje med enim datumom izdaje do naslednjega. Vsak obračunski cikel ima jasen začetek in konec, novi cikel pa se začne takoj, ko je prejšnji zaključen. Če so izjave poslane strankam, običajno ne bodo v rokah na dan, ko se cikel konča, vendar so datumi začetka in konca cikla običajno natisnjeni na njej.
Računovodski cikli običajno sledijo industrijskim standardom, zato lahko pomagajo pri iskanju. Vaši cikli obračunavanja se lahko gibljejo od 20 do 45 dni, vendar je lahko cikel obračuna računa lažje nastaviti v 30-dnevnem obsegu. Prav tako lahko izberete, da boste pri pošiljanju izpiskov računa upoštevali mesečni obračunski cikel, kar pomeni, da se bodo začeli na prvi dan v mesecu ali zadnji dan v mesecu.
Ravnanje z zamudnimi plačili
Na žalost bo včasih vsaj ena stranka, ki zamuja s plačili. Lahko pošljete pozno obvestilo ali celo poberete telefon in pokličete, vendar pogosto v tem primeru lahko pride v poštev izjava o računu. Vaša stranka bo morda želela videti točno, kaj so stroški. Morda boste ugotovili, da ste posredovani drugemu oddelku, kjer ti strokovnjaki želijo povzetek elementov, ki še niso bili plačani.
Če račun še vedno ni plačan v daljšem časovnem obdobju, bo treba račun obrniti v zbirke. Izjavo o računu lahko uporabite za podrobno razlago, kaj se dolguje, ker je posredovano storitvi tretje osebe, ki bo poskušala zbrati. Prav tako boste morali obravnavati obresti za zapadla plačila, kot je navedeno v vašem računu ali prvotni pogodbi, ki ste jo podpisali s stranko. Če boste kdaj morali nekoga odpeljati na sodišče, bo bistvena podrobna izjava o vseh transakcijah.
Elektronski računi
Kupci se vse bolj zanašajo na elektronske komunikacije za vse, vključno z računi in bančnimi izpiski. Obvestilo o računu lahko pošljete vsakemu odjemalcu na določen datum in verjetno bodo z njim zadovoljni. Vendar so nekatera podjetja ugotovila, da je bolj učinkovito vzpostaviti spletni portal. Vse stalne stranke bodo imele možnost nastaviti uporabniško ime in geslo. Prijavijo se lahko tako pogosto, kot želijo dostop do posodobljenih informacij o računu, zahtevajo izdelke ali storitve, poiščejo pomoč pri težavi in še več.
Največji negativni vidik pristopa portala je, da zahteva dodatne napore na strani stranke, da vzpostavi profil in se ne pozabite prijaviti. Če stvari uredite na ta način, lahko pomaga zagotoviti, da bodo stranke obveščene, ko bo nov element je objavljeno. Če to ni mogoče, lahko elektronski pristop na računu, ki temelji na elektronski pošti, deluje bolje.
Izjave o varnosti računa
Banke se zavedajo, da je kraja identitete resnično zaskrbljujoča za njihove člane, in sprejmejo ukrepe za čim bolj varno varovanje informacij. Za podjetja je treba to isto vljudnost uporabiti za vse izjave o računu, ki jih pošljete svojim strankam. Razmislite o umu kriminalca in se prepričajte, da če račun ne konča v napačnih rokah, vključene informacije ne zadostujejo za krajo identitete.
To velja tudi za vse elektronske izjave, ki jih izdate. Če pošiljate e-poštne odjemalce in jim sporočite, da so njihove izjave zdaj na voljo, si zamislite tretjo osebo, ki ima dostop do tega e-poštnega sporočila. Ali obstaja dovolj podatkov za primer identitetne goljufije? Če morate znova poslati geslo stranke, gesla ne pošljite v e-poštni obliki. Namesto tega jim pošljite povezavo, ki jo lahko uporabijo za nastavitev novega gesla, in razmislijo o zahtevi po identifikaciji podatkov za vse, ki potrebujejo ponastavitev. Lahko zahtevate, da poznajo imetnika računa, ulični naslov, dekliški priimek matere ali kakšno drugo vrsto preveritelja.
