Diagram poteka dela vizualno predstavlja gibanje in prenos virov, dokumentov, podatkov in nalog skozi celoten delovni proces za določen izdelek ali storitev. Uspešno izdelan diagram poteka bo hitro in jasno predstavljal pravilen potek dela.
Izboljšanje učinkovitosti in preprečevanje ozkih grl
Številni delovni procesi so lahko zapleteni in kompleksni, zato je pomembno, da vizualno predstavite, kako so naloge opravljene za izboljšanje razumevanja in učinkovitosti zaposlenih. V diagramih poteka dela je jasno navedeno, kdo je odgovoren za vsako stopnjo, kateri dokumenti in viri jih potrebujejo, ter čas, ki je potreben na vsaki stopnji. Poznavanje vlog zaposlenih in potreb po virih za proizvodnjo omogoča vodstvu, da zlahka opredeli slabosti in ublaži ozka grla. Ozka grla so vsi vidiki poteka dela, ki ovirajo in upočasnjujejo celoten čas cikla procesa.
Povečanje odgovornosti in komunikacije
Vizualno predstavljanje celotnega procesa dela omogoča zaposlenim, da bolje razumejo ne le svoje delovne odgovornosti, ampak tudi vloge drugih zaposlenih, kar povečuje odgovornost. Ustvarjanje uspešnega in natančnega diagrama poteka dela povečuje znanje na delovnem mestu zaradi zahtevanih raziskav in zbiranja podatkov. Komunikacija se tudi izboljša, ko zaposleni bolje razumejo proces dela.
Uporaba oblik za prikaz aktivnosti
Diagrami delovnih tokov uporabljajo posebne oblike, ki ustrezajo različnim vrstam dejavnosti. Oval se prikaže, kje se začne in konča potek dela. Pravokotniki predstavljajo procesno aktivnost, nalogo ali analizo. Diamanti pomenijo postopek odločanja, ki običajno povzroči dve možni smeri dela. Če je odgovor na odločitev pritrdilen, se bo potek dela nadaljeval na predvideni poti, če pa je odgovor ne, bo morda moral potek dela za rešitev težave. Diagram z veliko diamantnimi oblikami je težje vizualno slediti. Krogi predstavljajo konektorje iz ene dejavnosti v drugo.
Implementacija diagramov poteka dela
Čeprav je lahko načrtovanje poteka dela obsežen in dolgotrajen proces, je lahko njegovo izvajanje težje. Upravljavci ne morejo preprosto objaviti diagrama na delovnem mestu in od zaposlenih pričakujejo, da ga posredujejo brez navodil. Večina diagramov je treba povezati s teorijo za izboljšanje poteka dela, kot je vitka proizvodnja, Six Sigma ali celovito upravljanje kakovosti. (Glejte referenco 1)
Alternative Diagramom poteka dela
Nekatera podjetja uporabljajo alternative za diagrame poteka dela, kot so proces, poslovno načrtovanje in nadzor pretoka. Proces ali zemljevid procesov je zelo podoben konceptu delovnega toka in diagramov poteka dela. Delovni proces je bolj specifičen kot delovni proces, osredotoča se bolj na vložke in rezultate kot na prenos podatkov, dokumentov in odgovornosti nalog. Poslovno načrtovanje se bolj osredotoča na dolgoročne cilje kot na izboljšanje trenutnega poteka dela. Vodje, ki jih zanima nadzor pretoka, poskušajo izboljšati nadzor zalog.
