Podjetja evidentirajo vse računovodske transakcije z knjigami. Glavna knjiga vsebuje stanja iz vsakega računa, ki ga družba uporablja za finančno evidentiranje, in oblikuje osrednjo lokacijo za poročanje o finančnih transakcijah. Glavne knjige odvisnih družb vsebujejo podrobne informacije o izbranih računih. Saldo vsake podrejene knjige mora biti enak saldu za ustrezni račun v glavni knjigi. Obstajajo številne prednosti, ko podjetja uporabljajo pomožne knjige.
Vrste hčerinskih knjig
Podjetja v svoje računovodske sisteme vključujejo več vrst pomožnih knjig. Skupne hčerinske knjige vključujejo knjigo terjatev in knjigo terjatev. V knjigi terjatev do kupcev so zajeti posamezni računi, ki veljajo za vsakega posameznega kupca. Vsaka prodaja se evidentira na posameznem računu stranke skupaj z vsakim plačilom. Vsak račun stranke vsebuje trenutno stanje. Sedanja stanja za vse kupce se prištejejo k skupnemu saldu terjatev. Računovodska evidenca, ki jo je treba plačati, vključuje posamezne račune za vsakega prodajalca. Vsak prejeti račun in vsako opravljeno plačilo se beležita za vsak specifični račun prodajalca. Vsak račun prodajalca vključuje trenutno stanje. Tekoča stanja za vse prodajalce seštejejo k skupni bilanci plačil.
Podrobne informacije
Ena od prednosti uporabe pomožne knjige vključuje podrobne informacije, ki se hranijo v pomožni knjigi. Vsak prodajalec, ki je naveden v knjigi plačilnih računov, vsebuje podrobne podatke o transakcijah. Glavna knjiga vsebuje vsak račun, prejet datum, znesek v dolarju in vsako plačilo, poslano prodajalcu.
Nadzor
Še ena prednost uporabe pomožne knjige se giblje okrog ravni nadzora, ki ga ima družba s finančnimi informacijami, ki jih vsebuje dopolnilna knjiga. Sredstva za terjatve do kupcev omogočajo upravitelju kreditov in osebju terjatev, da kontrolirajo tekoče stanje vsake stranke. Kadar stranka ugovarja plačilu, lahko uslužbenec v terjatvah preveri transakcije znotraj tega računa in ugotovi, ali je spor veljaven.
Omejen dostop
Omejevanje dostopa zaposlenih na izbrane račune je še ena prednost uporabe pomožnih knjig. Z uporabo računalniških sistemov lahko podjetja omejijo dostop zaposlenih do določenih računov, za katere so odgovorni. Drugi zaposleni nimajo možnosti, da bi videli podrobnosti računov, ki jih vsebuje dopolnilna knjiga. To podjetju omogoča, da ohrani zaupnost glede računov strank ali dobaviteljev.
