Sistem stalnega inventarja je niz računovodskih procesov, ki pomaga podjetju poročati podatke o finančnem inventarju. Mnoga podjetja uporabljajo ta sistem - zlasti tiste, ki uporabljajo sistem obračunavanja stroškov naročil delovnih mest, ali prodajo veliko različnih vrst zalog. Podjetja morajo uravnotežiti prednosti in slabosti trajnega sistema pred njegovo izvedbo.
Natančno poročanje
Podjetja pogosto doživljajo natančnejše računovodsko poročanje s sistemom trajnega inventarja. Računovodje po vsaki transakciji z zalogami posodobijo glavno knjigo. Rezultat tega je račun glavne knjige, ki natančno prikazuje dejansko stanje fizičnega inventarja. Lastniki in upravljavci lahko nato sprejemajo kakovostne odločitve na podlagi natančnosti poročanja vrednosti inventarja. Od te metode imajo koristi tudi več vrst inventarja, saj računovodje natančno sledijo vsakemu prek glavne knjige.
Elektronsko upravljanje
Sistemi stalnega inventarja pogosto uporabljajo elektronske metode za beleženje transakcij. Primer je sistem črtnih kod, ki ga prodajalec oblačil uporablja pri prodaji blaga. Vsako skeniranje beleži podatke, ki posodabljajo vrednost inventarja podjetja. Računovodje te informacije uporabljajo za uravnoteženje glavne knjige. Podjetja podatke uporabljajo tudi za naročanje blaga z uporabo sistema »pravočasno«. Elektronsko naročanje pomaga preprečevati izpad zalog in izgubo prodaje.
Stroški
Mnogi sistemi trajnega inventarja so dragi. Stroški teh sistemov so dvojni. Tehnologija, ki je potrebna za delo sistema, je lahko velik kapitalski strošek. Prav tako je drago posodabljanje sistema za nove spremembe tehnologije. Še en strošek je usposabljanje zaposlenih za pravilno uporabo sistema. Na upravni strani morajo podjetja najti računovodje, ki lahko delajo v sistemu in upravljajo pogoste spremembe glavne knjige.
Proces
Sistemi stalnega inventarja so pogosto zamudni. Elektronske posodobitve glavne knjige podjetja lahko povzročijo potrebo po usklajevanju računov. Računovodje bodo pogosto porabili obilo ur vsak teden ali mesec, da bi uskladili inventar. Vztrajne napake lahko povzročijo nadaljnje zaplete. Računovodje morajo popraviti napake in uravnotežiti račun inventarja pred zapiranjem knjig družbe. Poročanje o netočnih številkah inventarja lahko sproži revizijo, kar lahko povzroči morebitne težave za podjetje.
