Pismo poslovne zahteve je lahko učinkovit način, da zahtevate plačilo, iščete ponudbe ali ocene ali zahtevate informacije. Strokovno napisana pisma so specifična, podrobna in natančna. Prav tako zagotovijo vse informacije, ki jih mora prejemnik pravočasno in natančno izpolniti.
Uporabite strokovno oblikovanje in jezik
Pismo o poslovni zahtevi mora biti napisano na pisemskem papirju podjetja in izhajati od posameznika ali oddelka, ki je vložil zahtevo. Na primer, pismo potencialnemu kandidatu za zaposlitev, ki zahteva dodatne informacije, mora izhajati iz upravljavca človeških virov ali upravljavca najema, medtem ko mora pismo s prošnjo za vzorce izdelkov izhajati iz nadzornika nabavne službe. Sledite tradicionalnemu oblikovanju poslovnih pisem in uporabite formalni jezik za posredovanje profesionalne podobe. Na primer: »Draga gospa Smith.«
Pojdi na točko
Napišite odprtino, ki bralcu pove, kaj potrebujete takoj. Na primer: »Vaš račun je zapadel 90 dni in zahteva takojšnje ukrepanje« ali »Vaš življenjepis je impresiven in rad bi videl priporočilna pisma kot tudi vaše izpiske na fakulteti.« nepotrebne informacije, da pridete do vaše točke.
Bodite specifični
Navedite vse informacije, ki jih mora prejemnik izpolniti, kot so sklicevanje na naročilo ali številke računov ali kopije pogodb ali pravilnikov. Referenčne priloge ali priloge v telesu svojega pisma. Na primer: »Kot boste videli v priloženem izvodu našega prvotnega sporazuma, je dostava izdelka načrtovana za prvi ponedeljek vsakega meseca. To je zahteva za spremembo tega datuma na tretji ponedeljek v mesecu."
Naredite svojo zahtevo
Natančno podrobno določite, kaj želite, da se zgodi naslednje, tako da ni prostora za nesporazume od prejemnika. Na primer: »Vaš račun je treba v celoti plačati do 15. junija 2015, ali bomo prisiljeni prenehati z vašo storitvijo.« Z lahkoto izpolnite tako, da priložite ovojnico, ki je naslovljena na sam naslov, povezavo do strani z možnostmi plačila spletnega mesta vašega podjetja., poštno nalepko ali polni poštni naslov.
Pisma za zahteve po e-pošti
Medtem ko isti osnovni pristop velja za e-poštna in navadna pisma, je treba upoštevati nekaj razlik. Uporabite logotip vašega podjetja in elektronski podpis ter vzdržujte vse formalne formalnosti pisanja poslovnih pisem. Prav tako zahtevajte povratnico, da preverite, ali je prejemnik prejel vašo korespondenco.
Ohranite zapise
Natisnite kopijo zahtevkov za lastno referenco. To je še posebej pomembno, če pišete zbirna pisma. V primeru, da je treba dolg predati agenciji za zbiranje ali odvetniku, boste imeli na papirju sled, ki vam bo povedal, kaj ste storili, da bi zbrali dolg do danes.
