V poslu smo na sestankih in zunaj njih, med katerimi sprejemamo številne odločitve. Ob koncu sestanka sprejmete odločitve, s katerimi zagotovite, da vsi udeleženci sprejmejo nadaljnje ukrepe. Zapisniki sestankov zajemajo vse vidike sestanka, iz seznama udeležencev in dnevnega reda ukrepov, ki jih je treba sprejeti, in odločitev, ki jih je treba sprejeti za nadaljnja srečanja. Z uporabo določenih korakov za določitev zapisnikov o sestankih bo vaša ekipa, kolegi in vodje seznanjeni s temami razprave in pričakovanji za nadaljnje ukrepanje.
Uporabite dnevni red sestanka kot smernico za zapisovanje zapisnikov o sestanku. Dnevni red sestanka je smernica sestanka. Posodablja udeležence in jim omogoča, da poznajo cilje, njihove vloge pri njihovem uresničevanju in kakšne posebne postavke so jim dodeljene. Ker sestanek temelji na dnevnem redu, postane dnevni red vodnik za pisanje zapisnika.
Na sestanku na kratko opišite vloge udeležencev ali razprave o projektih. Razložite vlogo vsakega udeleženca, da pomaga neznancem vedeti, kdo se je udeležil oddelka in za kakšen poseben namen. Opisovanje vlog udeležencev zagotavlja, da se vsaka oseba namerno udeleži sestanka. Vloge udeležencev so pomembne za moderatorja srečanj in udeležence, tako da se razprave o sestankih nadaljujejo, ne da bi se pri tem pogovarjali o prej obravnavanih temah.
Poudarite cilje srečanja, tako da jih jasno navedete. Na primer: sprejemanje odločitev, zbiranje idej ali posodabljanje skupine o napredku. Cilji uvrstitve pomagajo bralcem zapisnikov razumeti namen sestanka. Cilj ali cilji so tisti, ki so jih prebrali mnogi višji vodstveni delavci; če jih ni treba vključiti v cilje, nadaljnje branje ni potrebno. Če ima upravitelj interes za cilje, se lahko odloči, da se bo udeležil naslednje seje.
Napišite odločitve, sprejete na sestanku. Upoštevajte vse sprejete in razpravljane odločitve, da bi določili dnevni red naslednje seje. Izpisovanje odločitev omogoča udeležencem in neudeležencem, da pregledajo, ali se od njih zahtevajo nadaljnje aktivnosti, za katere se nato lahko pripravijo. Odločitve, poudarjene na sestanku, se bodo upoštevale, če ne bo potrebna nadaljnja razprava na drugem srečanju, ki bi bilo samo po sebi odločitev. Zajemanje in izmenjavo odločitev, sprejetih na sestanku, je ključnega pomena za točne in uporabne minute.
Napiřite naloge »Naslednji korak« ob imenu odgovornega posameznika. Ti koraki omogočajo moderatorju sestanka, da se pripravi na naslednji sestanek, pa tudi na udeležence in ne-udeležence, da se zavedajo, kaj so odgovorni za srečanje. To zagotavlja, da se posamezniki pripravijo na naslednji sestanek, bodisi tako, da izpolnijo svoje naloge ali jih prenesejo na nekoga drugega, ki jih lahko izpolni in se udeležijo naslednje seje.
Pošljete osnutek zapisnikov sej udeležencem. Osnutek bo udeležencem omogočil urejanje zapisnikov s posodobitvijo opomb, nadaljnjih korakov in odločitev. Osnutek pregleda zagotavlja, da so vse informacije ustrezno zajete in da posamezniki upravljajo naloge, ki so jim dodeljene ali oddelek. Kot del osnutka revizijskega postopka zagotovite rok za vse udeležence glede pripomb. Če ni prejetih sprememb, se šteje, da so vse strani sprejete.
Pošljite zapisnike sestankov. Ko so zbrane vse povratne informacije, pošljete zapisnik sestankov vsem posameznikom, ki so bili povabljeni na sestanek. Kopirajte druge zaposlene ali udeležence, ki jih je treba obvestiti. Zapisnik je treba poslati v 24 urah od konca zasedanja ali 12 ur pred naslednjo sejo, kar nastopi prej.
Nasveti
-
V zapisniku sestanka ni treba zajeti vseh informacij, dovolj pa je. Zapisnik sestankov je učinkovit, ko povzamejo sestanek z odločitvami in odgovornostmi. Če pospešujete srečanje, prosite nekoga, da zabeleži ekipo.
