Najboljše prakse upravljanja pogodb priporočajo redne revizije skladnosti pogodb. Vendar pa se za razliko od revizij računovodskih izkazov, ki običajno potekajo letno, pogosteje pojavljajo pregledi pogodb. Na primer, časovni razpored revizij za inženirske in gradbene pogodbe pogosto vključuje mesečne revizije plačil ter četrtletne, polletne ali letne revizije za daljše projekte. Popolno razumevanje postopkov za preverjanje skladnosti povečuje možnost, da boste ujeli napake, ki bi sicer lahko povzročile potratno porabo in prekoračitve stroškov.
Vzpostaviti revizijske cilje
Kjer pride do pregleda v okviru življenjskega cikla pogodbe, se določijo revizijski cilji. Kontrolna revizija - tista, ki poteka zgodaj v življenjskem ciklu pogodbe - se običajno osredotoča na ocenjevanje izvajalčevih procesov in notranjih kontrol. Cilj je izboljšati komunikacijo ter identificirati in racionalizirati procese, ki so v nevarnosti za preveliko porabo. Revizijska revizija - tista, ki poteka mesečno ali pred končno plačilno pogodbo - išče odstopanja pri obračunavanju, kot so neveljavni, precenjeni in podvojeni stroški. Cilj je preprečiti napake pri obračunavanju in obnoviti preplačila.
Sestavite revizijsko skupino
Pri odločanju o velikosti in sestavi revizijske skupine poglejte velikost in zapletenost pogodbe. Skupine za revizijo kontrolnih skupin in revizorjev za obnovitev bi morale vključevati vsaj pogodbenega vodjo, predstavnika računovodske službe in nevtralne tretje osebe. Vendar pa lahko velike ali kompleksne pogodbe zahtevajo dodatne člane skupine, ki so seznanjeni z upravljanjem pogodb in postopki revizije. Če se pri reviziji odkrijejo goljufive dejavnosti, bo morda treba priskrbeti izkušenega forenzičnega računovodjo ali preiskovalca goljufij.
Postopki kontrolne revizije
Kontrolna revizija se osredotoča predvsem na postopke obračunavanja in plačevanja ter preventivne kontrole. Postopki vključujejo intenzivni pregled pogodbe in izvajalce ter račune za plačevanje in postopke za vnos podatkov o plačilih. Pregled išče ustrezne notranje kontrole, kot so ločitev dolžnosti, sistem dovoljenj in varnost informacij. Preskusi lahko vključujejo ustvarjanje, obdelavo in plačilo vzorčnega računa, pri čemer se pogosto pojavijo namerne napake, da se ugotovi, ali so obstoječe kontrole učinkovite.
Postopki revizije vračil
Mesečni revizije izterjave uskladijo izvajalčevo zadnje poročilo o stroških dela in zneske, zaračunane v tekočem obdobju. Revizorji najprej pregledajo poročilo o stroških dela in ga primerjajo s pogodbenim obračunavanjem in plačilnimi pogoji. Na podlagi prisotnosti kakršnih koli rdečih zastav lahko revizorji izberejo in testirajo le nekaj ali več vzorčnih transakcij za različne vrste stroškov, kot so stroški dela, materiali, administrativni stroški in režijski stroški. Preizkusi transakcij so običajno sestavljeni iz ponovnih izračunov in izdelave revizijskih sledi. Po mnenju KPMG, revizijskega, davčnega in svetovalnega podjetja, revizorji iščejo neskladnosti, kot so znatne nadure, prerazvrstitve stroškov, stroškovne razmejitve, nenavadni ali manjkajoči opisi stroškov, veliki ali nenavadni zneski v dolarjih, stroški, nastali pred začetkom pogodbe, in režijski stroški matične pisarne stroškov.
Ustvarite poročilo o nadaljnjem spremljanju
Po opravljeni reviziji skupina pripravi in predloži končno poročilo lastniku podjetja in izvajalcu, običajno v osebnem sestanku. Čeprav ugotovitve določajo, koliko informacij vsebuje poročilo, je poudarek na ugotavljanju, pojasnjevanju in zagotavljanju priporočil za odpravo neskladnosti ali neučinkovitih postopkov. Revizorji prav tako navedejo cilje ter pojasnijo postopke pregleda pogodb in revizijskih preskusov.
