Pisanje zbirnih pisem strankam, ki ne plačujejo, je neizogibna naloga vsakega lastnika podjetja. Da bi povečali svoje možnosti za plačilo, kar ste dolžni, pripravite podrobno politiko plačil pred izdajo kredita in uporabite takt in profesionalnost, ko poskušate zbirati zapadle račune.
Ustvarite plačilno politiko
Preden dovolite stranki ali odjemalcu odložiti plačilo, plačati na kredit ali plačati po dobavi izdelkov ali storitev, razvite plačilno politiko, ki opisuje vaše pogoje. To mora vključevati podrobnosti o tem, kdaj menite, da je plačilo zapadlo, npr. 10 dni ali 30 dni po izdaji računa. Vključevati bi morala tudi podrobnosti o tem, kaj se bo zgodilo, če se neplačevanje nadaljuje, kot so izdajanje kazni in zamudne pristojbine, ukinitev storitev ali sprožitev sodnega postopka.
Naslovite specifike
Pri pripravi zbirnega pisma si oglejte pogodbeni dogovor s stranko. Navedite naročilo, številko računa, datum storitve ali nakup in datum zapadlosti prvotnega plačila. Če so bili predhodni poskusi zbiranja, jih navedite tudi in kupcu dodajte vsoto, ki vključuje kazni. Na primer: »Vaše naročilo za 1000 steklenic vode je bilo dostavljeno 1. oktobra in račun za 250 dolarjev je bil izdan po elektronski pošti 3. oktobra z datumom plačila 3. novembra. Vaš račun je zdaj 30 dni zapadel in vaš račun je bil ocenjen kot 25 dolarjev, kar pomeni, da bo vaše neplačano stanje 275 dolarjev, plačljivo takoj."
Bodite simpatični, a trdni
Medtem ko se lahko nekateri neplacni kupci izogibajo svojim racunom, lahko drugi pozabijo na datum placila ali imajo resne težave z denarnim tokom. Dajte strankam korist od dvoma, ko pišete zbirna pisma, da bi se izognili obrambnemu sistemu. Na primer: »Razumemo lahko, da se lahko pojavijo nepredvidene okoliščine in smo zavezani sodelovati z vami pri reševanju te zadeve.« Ta pristop ne žali stranke, vendar jasno določa, da je treba plačilo opraviti ne glede na okoliščine.
Priložite dokumente za preverjanje
Priložite kopije predhodno izdanih računov, preteklo korespondenco o izdaji, kopijo podpisane pogodbe ali pisno pogodbo in izvlečke iz plačilne politike. Če ste se pripravljeni pogajati o stanju ali delnih plačilih, si oglejte posebne pogoje vaše ponudbe. Navedite številko, ki jo lahko pokličete, če ima stranka vprašanja in vključi predplačniško kuverto za samodejno plačilo.
Uporabite odvetnika
Če se večkratni poskusi zbiranja zapadlih računov ne izkaže za koristnega, se lahko odločite, da odvetnika pošljete v vaše ime. Vaš odvetnik lahko priporoči grožnje sodišča za spore majhne vrednosti, napotitev na agencijo za izterjavo, poročanje o kreditih ali druge sodne postopke. Odmerite stroškovno korist, kar bi bilo potrebno, da bi vašo zbirko poskušali obdelati pri strokovnjaku za pravna vprašanja v primerjavi z zneskom, ki ga lahko potencialno zberete od vaše stranke. Na primer, uporaba odvetnika za pisanje zbirnega pisma za račun v višini 50 USD morda ni stroškovno učinkovita, toda z uporabo strokovne pomoči za zbiranje na računu v vrednosti 10.000 $ bi skoraj zagotovo vredno stroškov.
