Organizacije uporabljajo začetna poročila, da bi upoštevale napredek pri določenih projektih ali delovnih mestih po začetku dejavnosti. Komponente v začetnem poročilu se razlikujejo glede na vrsto projekta ali opravila, ki se ocenjujejo. Avtorji začetnega poročila izberejo splošne osnovne elemente, ki so pomembni za vključitev v dokument. To lahko vključuje uvod, oddelek, ki posodablja napredek, razlago metodologije ocenjevanja, razdelke o skladnosti, finančne podrobnosti in nadaljnje potrebe. Poročilo se lahko konča s povzetkom ocene in ustreznimi prilogami.
Predstavitev projekta
Kot že ime pove, poročilo o začetku opisuje napredek, dosežen med zagonom projekta. V uvodu je opis projekta in njegov namen ter lahko vključuje namen začetnega vrednotenja in kopijo zastavljenih vprašanj.
Metodologija
Poročilo mora pojasniti metodologijo, ki jo je uporabila. Zagotoviti bi morala podrobnosti o kazalnikih, ki se uporabljajo za merjenje uspeha, in o tem, kako se bodo uporabili podatki, zbrani pri ocenjevanju. Če so v ocenjevanju zastavljena vprašanja, vključite vire podatkov, kot so projektni delavci, posebni dokumenti in zapisi.
Posodobitev napredka
Oddelek za posodobitev napredka lahko sledi pojasnilu metodologije. V tem razdelku so vključeni cilji in dejavnosti, ki se držijo urnika, in cilji, ki so bili dokončani do datuma poročila. V razdelku o posodobitvi napredka so upoštevane tudi vse razlike ali spremembe, ki izhajajo iz časovnega načrta projekta.
Podrobnosti o skladnosti
Če morajo biti projektne dejavnosti v skladu s predpisi ali organizacijskimi smernicami, navedite podrobnosti o skladnosti v posebnem razdelku. To vključuje vse veljavne zvezne, državne ali lokalne zahteve, ki jih mora izpolnjevati projekt.
Finančni podatki in dodatne potrebe
Navedite podrobnosti o finančnem upravljanju projekta, vključno z oceno, ali projekt ostane v okviru proračuna. Naslednji razdelek bi moral opisati, kaj morajo vodje projekta nadaljevati in dokončati projekt, kot so materiali, oprema, zaloge, delo in dodatna sredstva. Pojasnite, kako te potrebe vplivajo na prihodnje delo na projektu.
Povzetek
Kratka ocena dosedanjega projekta lahko služi kot zbirni del začetnega poročila. Povzetek lahko vključuje priporočila za nadaljnji napredek.
Prilogah
Opisi nalog, uporabljeni v poročilu, ki se na splošno omenja v poročilu kot projektno nalogo, so podrobno opredeljeni v prilogi. Vsi ustrezni dokumenti, ki se nanašajo na projekt, so vključeni kot priloge k začetnemu poročilu.
