Oblikovanje uradnega dokumenta običajno zahteva notarski žig. Naj gre za podpis nepremičninskih in posojilnih dokumentov ali za dokazovanje, da je podpis pristen, je najem notarja eden od načinov za to. Vsaka država ima svoja pravila za notarsko overjene dokumente. V Kaliforniji državni sekretar nadzira licenciranje notarjev in zahteve za dokumente.
Vloga notarja, ki se običajno imenuje "notar", je zagotoviti, da je oseba, ki podpiše dokument, oseba, za katero trdi, da je, da je v svoji umu, razume vsebino dokumenta in da ni prisoten noben pretiran pritisk. da ga podpišete. Če želite postati notar v Kaliforniji, morate živeti v državi, imeti vsaj 18 let, opraviti tečaj in preizkusiti državni sekretar ter opraviti pregled ozadja.
Pečat
Del notarskega certifikacijskega postopka je žigosanje pečata na notarskem dokumentu. Kalifornijska pravila zahtevajo, da je ta pečat pod ključem, notar pa mora ukrepati, da ga zavaruje pred krajo ali zlorabo. Pečat je gumijasti žig, čeprav se včasih uporablja relief. Biti mora dovolj čitljiva in temna, da se prikaže v fotokopiji dokumenta. Te znamke so izdelane po meri, tako da se na njem pojavijo vaše ime in notarska številka, datum poteka vaše provizije in okrožje v Kaliforniji, kjer je vaša prisega nastopila.
Identiteta
Identiteta podpisnika je ena od postavk, ki jih notar potrdi pri potrditvi dokumenta. V Kaliforniji se morajo ti podpisati osebno pred vami, saj notarska overitev dokumentov v državi ni zakonita. Preden lahko dokument overite, vam mora biti predložena ustrezna identifikacija. Primeri veljavne identifikacije vključujejo vozniško dovoljenje Oddelka za motorna vozila v Kaliforniji (ali dovoljenje, ki ga je izdala druga država, Kanada ali Mehika), potni list ali osebna izkaznica katere koli države. V Kaliforniji lahko priče zamenjajo osebno izkaznico podpisnika. Vendar pa vam morajo predstaviti svojo identifikacijo namesto podpisnika. Nekatere oblike identifikacije, ki niso sprejemljive za overitev dokumenta v Kaliforniji, so kartica socialnega zavarovanja, rojstni list ali kreditna kartica.
Journal
Kalifornijski notar mora voditi dnevnik vseh overjenih dokumentov po vrstnem redu, ko so bili potrjeni. Tako kot zahteve za pečat, mora biti časopis ves čas varen. Dnevnik vsebuje datum in čas, vrsto dokumenta, ki je bil overjen, in uporabljeno osebno izkaznico, zaračunano pristojbino in podpis vsake osebe, ki zahteva žig notarja. Če je listina, ki je overjena, povezana z nepremičninsko transakcijo ali pooblastilom, mora vsaka oseba, katere podpis je bil overjen, v dnevnik objaviti odtis desnega palca. Revija je vaša last in se ne sme deliti z nikomer, vključno z drugim notarjem ali delodajalcem, tudi po prenehanju.
