Način organiziranja pisarniških datotek pomembno vpliva na učinkovitost in produktivnost. Sistem arhiviranja mora temeljiti na tem, kako se datoteke uporabljajo v pisarni, na katere funkcije datoteke se najpogosteje sklicuje in kako se datoteke ustno zahtevajo. Odgovor na ta vprašanja vam bo pomagal določiti najboljši sistem za organiziranje datotek.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Pisalna miza
-
Datotečne mape
-
Datotečne oznake
Ugotovite, ali boste datoteke organizirali po abecedi po predmetu, numerično z uporabo vnaprej določenega sistema številčenja ali kronološko po datumu ustvarjanja ali datumu zapadlosti. Ustvarite začasne in stalne datoteke. Začasne datoteke so trenutno aktivne datoteke, ki imajo določen končni datum, ko je lahko datoteka uničena ali shranjena z arhiviranimi datotekami. Primeri začasnih datotek vključujejo trenutne projekte, akcijske elemente in materiale, ki jih je treba prebrati. Stalne datoteke so tiste, ki niso tako pogosto dostopne, vendar jih je treba hraniti v arhivih za poznejšo uporabo.
Zapišite si naslove in definicije oznak v dokument, na katerega se lahko sklicujete. Na primer, če uporabljate numerični sistem arhiviranja, zapišite predmet vsako številko, ki ustreza in navedite primere dokumentov, ki bi bili vključeni v ta predmet. To pomaga ohraniti doslednost pri izpolnjevanju dokumentov.
Ustvarite pilote za začasne dokumente, trajne dokumente in smeti. Razvrstite dokumente, preden jih vključite v zbirko. Ne vnašajte, kar ni potrebno shraniti.
Izberite mesto za shranjevanje datotek. Morda se boste odločili, da morate začasno aktivne datoteke vložiti v predalu mize, kjer so lahko dostopne. Datoteke, ki si jih deli osebje, naj bodo v središču pisarne. Če delate z datotekami, ki jih je treba zaščititi, kot so datoteke, ki vsebujejo osebne podatke strank, uporabite omarico za zaklepanje datotek in ugotovite, kdo bo imel dostop v pisarni.
Ustvarite datoteke. Označite datoteke z abecednim, številskim ali kronološkim sistemom. Ne pozabite, da želite, da bi bili vaši naslovi oznak specifični, hkrati pa želite, da so naslovi dovolj široki, da zajemajo več vrst dokumentov. Na primer, namesto označevanja datoteke z določenim imenom sestanka, ustvarite datoteko za sestanke, ki so se udeležili v enem letu, in shranite vse ustrezne dokumente. Tako ne boste mogli ustvariti številnih datotek, v katerih bo shranjen le en ali dva dokumenta.
Nasveti
-
Zapomni si preprosto je vedno bolje. Poskusite se izogniti zapletenim sistemom arhiviranja, ki se vam in osebju težko spomnite. Uporabite datoteko z zaznamkom za določene naloge, kot so plačevanje računov ali izdajanje računov. Organizirajte vašo datoteko, ki je razdeljena po mesecih ali dnevih, odvisno od opravil in sprostite datoteko, ko se naloge zaključijo bodisi z odlaganjem dokumentov bodisi s premikanjem v trajno datoteko.
