Sistemi za arhiviranje so se skozi leta razvili od vložitve dokumentacije v škatle do sofisticiranih programov, ki shranjujejo datoteke v elektronski obliki. Čeprav lahko danes izberete sorto, imajo vsi sistemi arhiviranja en glavni cilj: učinkovito upravljanje dokumentov. Ker so na voljo različni sistemi za arhiviranje, je pomembno upoštevati značilnosti vsakega, da izberete najprimernejšo. Najpogostejši sistemi arhiviranja so enostavni za izvajanje in zagotavljajo učinkovito upravljanje datotek.
Abecedna arhiviranje
Alphabetic filing je najpogostejša zbirka podatkov za manj kot 5.000 zapisov. Vnašanje po abecednem vrstnem redu je sistem, v katerem datoteke uredite po imenih posameznikov, podjetij, institucij, agencij, predmetov, tem ali geografskih lokacij po vrstnem redu slovarja. Ta sistem je učinkovit za datoteke z imeni strank ali strank. Če vložite predmete, uporabite relativni indeks. Indeks je seznam po abecednem vrstnem redu imen tem, izbranih za vsak predmet. Sklicajte relativni indeks, da ugotovite, katero ime teme želite zapisati pod.
Numerično arhiviranje
Pri postavitvi numeričnega zbirnega sistema uredite datoteke v zaporedju, pri čemer uporabite številke neposredno iz zapisa ali dodeljene številke. Večina sistemov uporablja indeks za pridobivanje datotek. Številčna zbirka podatkov povečuje produktivnost zaradi povečane hitrosti vložitve in iskanja datoteke.Prav tako zagotavlja natančno identifikacijo in omogoča večjo zaupnost. Zmožen je za neskončne razširitve in ga lahko uporabite za več kot 5000 zapisov, za razliko od abecednih zbirnih sistemov.
Alpha-numeric Filing
Alfanumerična vloga vsebuje kombinacijo imen in številk. Pogosto uporabljate to vrsto zbirke podatkov z imeni in številkami predmetov. Razporedi datoteke po abecednih razdelkih ali predmetnih naslovih, nato po kategoriji števila. Za alfanumerične datoteke je treba uporabiti relativni indeks. V indeksu bodo navedene številske kode, dodeljene vsaki abecedni delitvi.
Sistemi za arhiviranje brez papirja
Papirni sistemi brez papirja postajajo običajni za številna podjetja in domove. Rešuje potrebo po fizičnem prostoru za shranjevanje in problem izgubljenih ali napačno postavljenih informacij. Sistem za arhiviranje brez papirja omogoča skupen dostop do več oddelkov. Čeprav skupni dostop omogoča dostop do zapisov na zahtevo, lahko nastavite uporabniške pravice za pregledovanje, urejanje, ustvarjanje ali brisanje datotek za nadzor dostopa. Vrste brezpapirnih sistemov za arhiviranje vključujejo enostavne programe, strežnike dokumentov in sisteme za upravljanje z dokumenti.
