Noben zvezni zakon od delodajalcev v zasebnem sektorju ne zahteva, da sedanjim ali nekdanjim zaposlenim omogoči dostop do njihovih kadrovskih datotek. Osebni dosjeji zaposlenih v zasebnem sektorju se običajno štejejo za delodajalčevo premoženje in nekatera podjetja uporabljajo to utemeljitev za omejitev dostopa do dokumentov zaposlenih. Zvezni in državni uslužbenci - delavci v javnem sektorju - lahko dobijo dostop do svojih uradnih kadrovskih evidenc.
Datoteke osebja
Zaposlitvene datoteke - ki se včasih imenujejo tudi osebni dosje zaposlenega - vsebujejo dokumente, kot so zaposlitvena začetna prošnja za zaposlitev, kontaktni podatki za nujne primere, obrazci za upravičenost do zaposlitve, ocenjevanje uspešnosti, evidenca o disciplini in prisotnosti ter obvestila nadzornika in upravitelja o uspešnosti, usposabljanju in zaposlitvenih ukrepih.. Primeri zaposlitvenih ukrepov so promocije in prekinitve. V nekaterih primerih oddelek za človeške vire vzdržuje uradno dokumentacijo o zaposlitvi, nadzornik ali vodja zaposlenega pa vodi oddelčno datoteko. Čeprav morata obe datoteki vsebovati ustrezne informacije, se lahko vsebina nekoliko razlikuje. Na primer, oddelčna datoteka ne sme vsebovati kopij vse dokumentacije in dokumentacije, ki jo je zaposleni opravil prvi dan na delovnem mestu, kot so potrdila o politiki in obrazci W-2.
Razlog za dostop
Trenutni zaposleni zahtevajo, da pregledajo svoje datoteke, da bi zagotovili, da oddelek za človeške vire vodi natančne evidence o njihovi zaposlitvi. Če podjetje opravi letne ocene uspešnosti, morajo biti kopije ocenjevalnih obrazcev za vsako leto zaposlitve zaposlene v kadrovskem dosjeju. Prav tako morajo zapisi o prisotnosti natančno odražati odsotnost zaposlenih, bodisi zaradi bolezni, počitnic ali odsotnosti z dela. Nekdanji zaposleni pogosto zahtevajo datoteke za pridobitev kopij dokumentov, ki jih lahko uporabijo pri iskanju zaposlitve v prihodnosti. Na primer, če dokumentacija nekdanjega zaposlenega vsebuje zapise, ki se nanašajo na uspešnost in dosežke, lahko te informacije pomagajo pri rekonstrukciji življenjepisa ali pripravi seznama delovnih nalog, ki jih je treba deliti med razgovori z bodočimi delodajalci. Nekdanji zaposleni lahko zahtevajo tudi kopije svoje delovne datoteke, ki jih lahko uporabijo pri vložitvi pritožbe zoper delodajalca.
Politika delodajalcev
Mnogi delodajalci imajo politiko na delovnem mestu v zvezi s sprostitvijo evidenc o zaposlenih. Politike na delovnem mestu se razlikujejo glede na vrste zapisov, ki so na voljo za inšpekcijo in kopiranje zaposlenih, nekatera podjetja pa določijo delovne ure kot edini čas, v katerem lahko zaposleni pregledajo kadrovske evidence. Delodajalci, ki imajo politike na to temo, na splošno namenijo oddelek v priročniku za zaposlene o tem, kako dostopati do zapisov. Dobro napisana politika opisuje korake, ki so potrebni za pregled zapisov, vrste dokumentov, do katerih imajo zaposleni dostop, ko lahko zaposleni pregledajo svoje zapise in vse stroške za fotokopiranje dokumentov, ki so v osebnem dosjeju zaposlenega.
Obveznost delodajalcev
Po zveznem zakonu delodajalcem v zasebnem sektorju ni treba predložiti kopij delovnih datotek sedanjim ali nekdanjim zaposlenim. Odločitev o sprostitvi dokumentov temelji na politiki podjetja in v nekaterih primerih na državni zakonodaji, ki ureja dostop do kadrovskih datotek. Vendar pa mnogi delodajalci vidijo koristi, ki izhajajo iz izpolnjevanja zahtev za zaposlene. Z zavrnitvijo dostopa do delovnih datotek lahko postavite vprašanja, na katera delodajalec morda ne želi odgovoriti. Če delodajalci vodijo kadrovske datoteke, ki vsebujejo točne informacije, ki so bile predhodno posredovane zaposlenim, ne bi smelo biti dvomov o tem, ali se lahko informacije sprostijo po zapustitvi podjetja. V dobri veri mnogi delodajalci zagotavljajo dostop do kadrovskih dokumentov zaposlenim. Ta praksa kaže preglednost politik in evidenc zaposlovanja.
Zakonodaja o dostopu do zaposlitvenih zvez za zvezne uslužbence je del zveznega zakona o zasebnosti iz leta 1974; ameriški urad za upravljanje osebja je agencija, ki je na splošno odgovorna za kadrovsko evidenco zveznih uslužbencev. Posamezne države obravnavajo zahteve zaposlenih za dostop do kadrovskih evidenc.
Državne zakone
Nekatere države imajo zakone, ki dovoljujejo dostop do osebja. Druge države ne govorijo o tem, ali lahko sedanji in nekdanji zaposleni pregledajo ali fotokopirajo osebne materiale. V večini primerov zaposleni - sedanji ali nekdanji -, ki so sodelovali pri preiskavah na delovnem mestu, ne morejo videti evidenc o preiskavah. Teh evidenc se nikakor ne sme ohraniti v delovni datoteki. Osebe morajo ostati v skrbništvu oddelka za človeške vire in samo osebje za človeške vire, odgovorno za preiskavo, bi moralo imeti dostop do preiskovalnega gradiva.
Omejen dostop
Države, ki imajo zakone o dostopu zaposlenih do kadrovskih datotek, lahko od zaposlenih zahtevajo pisno zahtevo, nekateri zakoni pa delodajalcem omogočajo, da omejijo dostop do določenih materialov. Kalifornijsko pravo na primer od delodajalcev zahteva, da omogočijo dostop sedanjih in nekdanjih zaposlenih do svojih datotek v 21 dneh od prejema zahteve za zaposlene. Delodajalci, ki ne ravnajo v skladu z zakoni Kalifornije o tej zadevi, so predmet kazni, kazni in sodbe o civilnih tožbah zaradi zavrnitve dostopa do dokumentov zaposlenih. Missouri, po drugi strani, nima državnega zakona, ki bi pooblastil dostop do osebja za zaposlene.
