Večina posameznikov v podjetju redno posreduje dokumente kot priponko v e-pošti. Vendar pa je najbolje, da ustvarite lepo mapo za poštno pošiljanje. Vaš cilj pri pisanju katerega koli dokumenta v poslovne namene je vključitev informacij, ki jih druga stranka potrebuje v poklicnem jeziku. To ne pomeni, da mora biti jezik visok ali nejasen. Če tisti, ki bodo prebrali dokument, morda ne bodo popolnoma razumeli, razmislite o oblikovanju ločene strani z označenimi informacijami, da pojasnite glavni dokument.
Zberite vse informacije, ki jih potrebujete za dokument. Podajte jasne informacije v dokumentu z velikostjo pisave, ki jo lahko drugi zlahka preberejo. Eksperimentirajte z velikostmi pisav in slogi tiskanja, da ustvarite dober vizualni vtis. Prosite nekoga, ki mu zaupate, da pregleda dokument, preden ga pošljete.
Postavite ime, naslov in oddelek posameznika, ki bo prejel dokument. Vključite ime avtorja dokumenta, e-poštni naslov in telefonske številke telefona. Vnesite to vrsto podatkov v zgornji desni kot naslovne strani ali pa na dnu.
Napišite povzetek, ki navaja, katere informacije dobavlja dokument. Navedite na primer, da je dokument ponudba za pogodbeno delo. Omejite povzetek na pol strani ali manj. V to poglavje napišite, kot da bralec nima nobenih informacij o kakršnih koli informacijah v dokumentu. Povzetek mora vsebovati informacije, ki jih mora oseba, ki prejme dokument, deliti z drugimi.
Ponudite informacije v zvezi s projektom, ki ga želite razpravljati, najprej z najpomembnejšimi informacijami. Udeležite se bralčevega zanimanja in ga poskušajte zadržati skozi vsak odstavek. Poslovni dokumenti postajajo preveč dolgočasni. Ustvarite podnaslove, da boste informacije predstavili na bolj zanimiv način.
S sliko si narišite sliko. Pomagajte bralcu vizualizirati točke, ki jih poskušate narediti z uporabo jezika, ki opisuje, kaj se mora zgoditi.
Opozorilo
Na ravni izobrazbe bralca napišite kateri koli poslovni dokument. Če nameravate najeti gradbeno podjetje, ki bo izkopalo umazanijo z gradbišča, uporabite jezik, ki bi ga podjetje uporabilo v svojem vsakodnevnem delovanju, ne pa znanstvenega opisa.
