Dokumenti poslovnih zahtev pojasnjujejo, kaj mora podjetje narediti za reševanje obstoječih problemov in / ali pridobivanje novih zmogljivosti. Vendar ti dokumenti ne opisujejo, kako izvajati rešitev - to je poznejši korak. Poslovni analitiki pripravijo dokumente o zahtevah po obsežnih raziskavah o podjetju in njegovi industriji. Raziskave bi morale vključevati obsežno komunikacijo z zainteresiranimi stranmi, ki so pomembne za področje uporabe dokumenta.
Poslovni cilji
Kljub temu, da je opisani poslovni cilj podjetja "zaslužiti", so cilji pogosto bolj zapleteni in kvalificirani. Dober kraj za začetek dokumentiranja poslovnih ciljev je pregled korporativnega poslanstva, ki naj pojasni temeljne vrednote podjetja, trge, na katerih želi konkurirati, filozofijo upravljanja in kaj želi doseči, preden si zasluži denar. Na primer, izjava o poslanstvu lahko nakazuje, da želi podjetje ustvariti inovativne rešitve, ki imajo znatno družbeno vrednost.
Opredelitev obsega
Nujno je treba opredeliti obseg dokumenta z zahtevami, tako da bo obravnaval določen problemski prostor. Sponzorstvo dokumentov je pogosto organizacijsko, kar omejuje obseg projekta. Na primer, oddelek za ladijski promet lahko naroči dokument o poslovnih zahtevah zaradi številnih pritožb strank zaradi poznih pošiljk.
Dejstva v konfliktu s cilji
Naslednja naloga analitika je dokumentiranje dejstev, ki so v nasprotju s poslovnimi cilji. Recimo, da je poslovni cilj biti vodilna v določenem tržnem segmentu industrije. Če podjetje izgubi tržni delež konkurentom v segmentu, bo analitik dokumentiral dejstva, opisal obseg izgube trga, ponudil možne razloge za pojav in opredelil enega ali več poslovnih ciljev, ki niso izpolnjeni. Za dopolnitev tega razdelka mora analitik sestaviti celovit niz konfliktov med cilji in dejstvi, ki so logično organizirani v različne kategorije znotraj področja problema.
Trenutni postopki
Naslednji del dokumenta z zahtevami mora podrobno opisati nekatere vidike trenutnih operacij in politik. Preprosto je enostavno, zato se izkušeni analitik osredotoča na dejavnosti, ki prispevajo k obsegu problema. Na primer, analitik lahko opiše, kako podjetje obdeluje podatke in blago od trenutka prejema naročila do datuma pošiljanja. Opis bi moral opozoriti na vse neučinkovitosti, ki prispevajo k zamudam. Analitiki uporabljajo različna grafična orodja, ki pomagajo prikazati, kako se podatki, materiali in stroški pretakajo skozi organizacijo. Analitik mora tudi priznati vse omejitve, ki vplivajo na sedanje in prihodnje poslovanje.
Organizirajte za akcijo
Zadnji del dokumenta poslovne zahteve kaže na vrsto ciljev, ki opisujejo, kaj je treba izpolniti, da bi odpravili navzkrižja med cilji in realnostjo. Na tej stopnji se mora analitik upreti skušnjavi, da podrobno svetuje, kako odpraviti težave. Na primer, analitik lahko navede "skrajša čas za odobritev naročil za 20 odstotkov" kot poslovno zahtevo, ne pa "namestite nov sistem naročanja". Analitik naj pripravi seznam in diagrame oddelkov in postopkov, na katere bodo vplivale poslovne zahteve. Dokument mora vključevati tudi časovni razpored in proračun za podrobne rešitve. Pozneje bo projektna dokumentacija ponudila način, kako izpolniti zahteve. Preden se to lahko zgodi, mora sponzor projekta in druge zainteresirane strani odobriti ali spremeniti poslovne zahteve.
