Nihče ne želi dati slabih novic, zlasti zaposlenim. Vendar pa, ko je poslovanje zmanjšano, je pogosto treba položiti ljudi ali zmanjšati število ur. Ta sporočila so še posebej težko napisati v pismu, ker se lahko zdi, da ne glede na to, kako navedete dejstva, bodo prejemniki jezni in razburjeni. Na srečo lahko z nekaj načrtovanjem napišete pismo, ki omogoča zaposlenim, da se zlahka spustijo in jim pomagajo razumeti težko naravo vaše odločitve o skrajšanju ur.
Vnesite datum. Preskočite prostor. Če prilagajate pismo vsakemu posameznemu zaposlenemu, uporabite funkcijo spajanja dokumentov v programu za urejanje besedil, da dodate imena in naslove. Druga možnost je, da izpustite notranji naslov in napišete generično pismo, če imate preprosto preveč zaposlenih, da bi naredili prilagojene kopije.
Odprite črko tako, da vnesete "Dragi (Vstavi ime zaposlenega)", ki ji sledi dvopičje. Če pišete splošno pismo, vnesite "Dragi cenjeni zaposleni", ki mu sledi dvopičje.
Začnite pisavo z zagotavljanjem ozadja. Pojasnite, da podjetje izgublja denar in kaj ste storili, da bi preprečili upad. Pišite v jasnem jeziku, vendar dovolj podrobno, da bodo zaposleni razumeli, da podjetje preživlja težke čase. Ne omenjajte zmanjšanih ur v prvem odstavku, ker bodo zaposleni potem verjetno prenehali brati in izgubili boste priložnost, da razložite stanje ali poskusite obdržati svojo dobro voljo.
Pojasnite zmanjšanje števila ur v drugem odstavku. Bodite natančni. Koliko ur lahko delavci pričakujejo, da bodo izgubili vsak teden? Kdaj se bodo po potrebi vrnili k svojemu običajnemu urniku? Zaposleni bodo imeli veliko vprašanj, zdaj pa jih bodo preprečili zmedo in telefonske klice v pisarno.
Poudarite dobre novice, če sploh. Na primer, če zmanjšujete število ur, da ne boste nikogar izločili, navedite to. Če imate strategijo, za katero mislite, da bo kmalu spet prišla v črno, naj zaposleni občutijo vaš optimizem. Tudi če je dobra novica sorazmerno majhna, bo delavcu pomagala, da bo čutila, da je v njihovem interesu.
Podajte informacije o ukrepih v zadnjem odstavku. Če morajo zaposleni storiti karkoli, kot je, da izpolnijo dodatno dokumentacijo, jim sporočite. Zahvalite se jim, ker ste se v tem težkem procesu soočili z vami.
