Zapisnik sestankov je evidenca vseh pomembnih obravnavanih informacij in vseh odločitev, sprejetih na poslovnem srečanju. Običajno imenovani vodja zapisuje sestanek na papir ali prenosni računalnik. Zapisniki sestankov zagotavljajo, da ni ničesar, kar bi bilo povedano na srečanju, pozabljenih in preprečili kakršno koli prihodnje nesoglasje glede tega, kar so udeleženci povedali. Zapisnik sestankov je koristen tudi za ljudi, ki se niso mogli udeležiti sestanka. Poskrbite, da boste pravilno zapisali vse, tako da sledite nekaj smernicam o minutah srečanj.
Pred začetkom seje zbirajte informacije od gostitelja, kot so imena vseh spremljevalcev, namen sestanka in dnevni red sestanka. To vam pomaga slediti v razpravi. Lahko se osredotočite na boljše sprejemanje minut, če niste pomemben udeleženec srečanja. Potrdite svojo vlogo pri gostitelju, če niste prepričani.
Pozorno poslušajte takoj, ko se sestanek začne. Izogibajte se odvračanju pozornosti, kot so mobilni telefoni, ali, če ste prinesli prenosni računalnik, preverite vašo e-pošto ali brskate po internetu. Ostani osredotočen na razpravo.
Posnemite samo glavne točke. Pisanje vsake podrobnosti je nemogoče in nepotrebno. Odločite se, kaj je pomembno z upoštevanjem namena srečanja. Zabeležite vsa mnenja ali predloge, ki ste jih izrazili, o katerih se ne strinjajo, in sprejete odločitve.
Parafrazirajte, kadar je to mogoče. Pisanje izjav verbatim ni potrebno in traja preveč časa. Parafraziranje kaže, da ste razumeli, kaj udeleženci razpravljajo.
Strani, če jih pišete s pisalom in papirjem, zapišite, da ne boste mešali papirjev.
Postavljajte vprašanja, kadar je to potrebno. Ne bojte se prekiniti ali zadržati sestanka, če morate preveriti, kaj je nekdo rekel.
Postavljajte vprašanja takoj po sestanku, medtem ko so informacije še vedno sveže v vaših mislih, če morate razjasniti vprašanje, ki je preveč zapleteno, da bi ga omenili med sestankom.
Napiši čim bolj objektivno. Kot vnaprejšnja oseba, vaša vloga ni, da podate svoje mnenje ali razpravo o cenzuri, temveč da nepristransko povzemete povedano.
Preglejte zapiske za črkovanje, ločila in jasnost, ko jih pregledate pozneje. Vtipkajte dober izvod pred razdeljevanjem zapisov potrebnim osebam.
