Upravljavec nepovratnih sredstev je odgovoren za nadzor nad predlogi nepovratnih sredstev, spremljanje sredstev za dodelitev sredstev in zagotavljanje, da so vse dejavnosti v zvezi z nepovratnimi sredstvi skladne s pogodbo. Skrbnik mora poznati vse roke in merljive izide ter izdelati korespondenco, izdelati poročila in voditi evidenco, da dokaže, da so izpolnjeni vsi pogoji za dodelitev dotacije. Zbiranje podatkov, vnos podatkov in analiza so del procesa. Upravljanje nepovratnih sredstev je poklicna dejavnost, ki zahteva posebno pozornost do podrobnosti in tehničnega znanja.
Organizirajte
Zberite in organizirajte predlog dotacije, vse materiale za zavarovanje ter kasnejšo korespondenco v zvezi z nagrado. Uporabite razdelke donacij kot izhodišče za organizacijo, na primer datoteko za vsak izmerljiv izid. Vse podatke, zbrane na podlagi rezultatov, na katere se nanaša, predloži tako, da so informacije takoj na voljo, ko je čas za pripravo mesečnih ali letnih poročil. Pri upravljanju nepovratnih sredstev je veliko dokumentacije, ki jo je treba skrbno organizirati.
Določite in predložite zahtevane obrazce na način in v časovnem okviru, ki ga določa pogodba. Ustvarjanje kontrolnega seznama in časovnega okvira v začetku postopka bo pomagalo zagotoviti skladnost.
Določiti in izvajati sisteme za zbiranje podatkov, ki so potrebni za izpolnjevanje pogojev donacije. Vsak merljiv izid, naveden v donaciji, mora biti dokazan z dokumentacijo. Na primer, če ste obljubili, da boste vpisali 50 študentov, morate imeti vpisne obrazce in prijavne liste v pisni obliki.
Spremljajte proračune: spremljajte porabo, da zagotovite, da so nakupi in izdatki narejeni v skladu s postavkami v proračunu in periodično objavljate poročila o porabi, tako da osebje ve, kje stojijo glede omejitev nakupa in proračuna.
Pridobite odobritev za spremembe nepovratnih sredstev, kot to dovoljujejo pogoji pogodbe, ko poteka obdobje podeljevanja in se pokaže potreba po spremembah. Vse spremembe pogojev donacije mora odobriti izvršni direktor organizacije.
Spremljajte napredek pri doseganju ciljev in obljubljenih rezultatov ter predlagajte spremembe, če se te ne izpolnjujejo. Če cilji udeležbe niso izpolnjeni, je treba na primer opozoriti uslužbenca, odgovornega za zaposlovanje, da lahko sprejmejo korektivne ukrepe.
Nasveti
-
Vpišite skrbniško plačo v dotacijo kot postavko v proračunu. Če skrbnik obravnava več kot eno dotacijo, jih zapišite kot odstotek časa, ki ga bodo potrebovali za upravljanje vsakega dovoljenja.
Opozorilo
Ne delajte napake, če pričakujete, da bo obstoječe osebje našlo čas za upravljanje precejšnje donacije. Dodelitev nepovratnih sredstev v višini 100.000 dolarjev in več zahtevajo veliko časa in strokovnega znanja, da se zagotovi skladnost in skladnost je potrebna, če upamo, da bomo v prihodnosti zagotovili financiranje.
