Oblikovanje sistema notranjega nadzora za vaše podjetje zahteva načrtovanje in razumevanje podrobnega poslovanja podjetja. Notranje kontrole služijo več namenom, vendar so najpomembnejše zagotoviti, da podjetje deluje tako, kot je bilo predvideno, in preprečiti možnosti, da bi zaposleni zlorabili blago ali denar. Notranji nadzor omogoča lastniku podjetja, da mir ve, da vse deluje pravilno, ne da bi moral osebno nadzirati vsak vidik operacije.
Preglejte vse glavne procese v vašem podjetju: proizvodnjo, upravljanje zalog, terjatve, obveznosti do dobaviteljev, poravnavo bančnih računov in vse druge postopke, kjer je mogoče storiti goljufijo s krajo ali prikrivanjem. V vsakem delu procesa, za katerega je odgovoren posameznik, navedite imena ali nazive delovnih mest. Če niste prepričani, kako proces deluje, preživite čas na terenu in si oglejte postopek ali postavite vprašanja odgovornim.
Ocenite vsak korak vsakega procesa za pomanjkljivosti pri nadzoru, ki bi omogočile možnost kraje premoženja podjetja. Osredotočite se na področja, kjer ima posameznik skrbništvo nad sredstvi in njihovo obračunavanje. Na primer, če ima en zaposleni nadzor nad blagajno in je tudi odgovoren za njegovo uskladitev ob koncu noči, ima uslužbenec možnost, da ukrade denar in ga skrije s ponarejanjem uskladitve. Še en primer je, da je en sam delavec odgovoren za odpiranje dohodne pošte in da je odgovoren tudi za beleženje čekov, ki so prispeli po pošti.
Spremenite postopke za tista področja, kjer ste ocenili šibke notranje kontrole. Funkcijo skrbništva ločite od funkcije poročanja, kadar je to mogoče. Medtem ko morda nimate dovolj zaposlenih, da bi različni ljudje opravljali vsako delo, se morajo nadomestne funkcije med zaposlenimi, kjer je to mogoče, ločevati od nezdružljivih funkcij.
Temeljito dokumentirajte nove postopke in seznanite zaposlene z njimi. Pridobite povratne informacije od zaposlenih o tem, kako učinkoviti so novi postopki. Pomembno je zagotoviti, da so postopki smiselni s poslovnega in operativnega vidika in ne le kot nadzor. Prilagodite postopke glede na povratne informacije, vendar vedno upoštevajte namen kontrol.
Izvajati obvezno politiko počitnic, če tega še niste storili. Večina težav s kronično krajo v podjetjih se lahko nadaljuje, ker nihče drug ne opravlja nalog tatu.Ko so kradljivi delavci prisiljeni vzeti počitnice in jih nekdo drug zapolni, zločin ne morejo več prikriti. Ta politika lahko prepreči krajo in jo odkrije, če se to zgodi.
Nasveti
-
Vsaj enkrat letno ocenite učinkovitost svojih notranjih kontrol in jih po potrebi izboljšajte.
Opozorilo
Ne bojte se izvajati močnih notranjih kontrol, ker se bojite, da bodo vaši zaposleni mislili, da jim ne zaupate. Iskreni zaposleni želijo delati v primerno oblikovanem okolju.
