Upravljanje informacij je zelo pomembna sestavina na znanju usmerjenih podjetij v 21. stoletju. Upravljanje informacij omogoča organizacijam, da so učinkovitejše z izmenjavo informacij v celotnem podjetju. To narekuje, da organizacija deluje kot skupina, v kateri ima vsak član dostop do baze znanja drugih. Vendar pa je upravljanje informacij redko brez težav. Tipični izzivi vključujejo zbiranje informacij, njihovo omogočanje in zagotavljanje njihove uporabe.
Zbiranje informacij
Brez zbiranja informacij si ga ni mogoče deliti. Informacije se lahko zbirajo na različne načine. V maloprodajnih podjetjih se podatki o prodaji iz posameznih trgovin sporočajo sedežu podjetja, ki lahko te informacije posreduje vsem podružnicam. To lahko pomaga posameznim maloprodajnim mestom razumeti trende povpraševanja potrošnikov. V industriji profesionalnih storitev je za zaposlene običajno, da izpolnijo vprašalnike o delu, ki ga opravljajo, in potrebah svojih strank. Pomembno je zagotoviti, da so zbrani podatki ustrezni in točni.
Zagotavljanje dostopnosti informacij
Zagotavljanje dostopnosti informacij je izziv, ki organizacijam pogosto povzroča težave. Ena stvar je zbiranje informacij, vendar povsem drugo, da bi bila široko dostopna. Ena od tehnik je povečanje osebne komunikacije z uporabo medresorskih skupin. To spodbuja ljudi, da delijo svoje osebno znanje z drugimi. Druga metoda za izmenjavo informacij je prek tehnologije. Podatkovne baze lahko ljudem v organizaciji zagotovijo informacije. To mednarodnemu podjetju omogoča dostop do podrobnosti o trgih po svetu. Podatkovne zbirke pa vključujejo velike finančne naložbe, da bi bile uspešne.
Zagotavljanje uporabe informacij
Če se informacije uspešno zbirajo in dajo na voljo, je edini preostali izziv prepričati se, da je dostopen in uporabljen. Da bi zagotovili dostop do informacij, je najbolje razviti tehnike izmenjave informacij, ki so preproste in enostavne za uporabo. Baza podatkov, na primer, mora biti uporabniku prijazna. Da bi zagotovili dejansko uporabo informacij, je pomembno, da se zaposlenim pokaže, da obstajajo oprijemljive koristi pri uporabi razpoložljivih informacij.
