Upravljanje dogodkov vključuje uporabo praks vodenja projektov za oblikovanje, načrtovanje in usklajevanje posebnih priložnosti, kot so zabave, zbiranje sredstev, športne dejavnosti in druge zadeve. Glede na velikost dogodka se informacijski sistemi (računalniška programska oprema, ki je tipično sestavljena iz podatkovnega skladišča in uporabniškega vmesnika za manipulacijo podatkov) uporabljajo za sledenje osebju in virom.
Zgodovina
Industrija dogodkov se je v zadnjih 50 letih izjemno povečala, saj dogodki niso več izključno v velikih mestih. Od leta 1949 je Svet za zvezo za konvencije zagotovil orodja in programe za strokovnjake iz industrije. Njegova pobuda za izmenjavo sprejetih praks je delala v smeri razvoja ustreznih standardov od leta 1997. Zlasti tehnološki svetovalni svet želi razviti standardne obrazce in protokole za informacijske sisteme za upravljanje dogodkov. Z zagotavljanjem združljivosti med sistemi ti standardi spodbujajo učinkovitost. Organizacija dogodkov je nekoč sorazmerno nereguliran poklic in je zdaj celo področje študija na univerzah, ki ponujajo programe certifikatov in diplom. Ti programi zagotavljajo specializirano navodilo o običajno uporabljenih nalogah informacijskega sistema za upravljanje dogodkov, ki avtomatizirajo številne načrtovalne in logistične funkcije.
Funkcija
Informacijski sistem za upravljanje dogodkov je zasnovan tako, da olajša spremljanje osebja in sredstev, potrebnih za izvajanje dogodkov. Običajno je njegov glavni namen zagotoviti podporo pri načrtovanju in registraciji. Poleg tega druge funkcije omogočajo usklajevanje kadrovskih zahtev z razpoložljivostjo osebja prireditve. Sistem spremlja tudi stroške in izdatke. Po dogodku sistem izdela poročila za administrativno osebje. Informacijski sistemi za upravljanje dogodkov omogočajo načrtovalcem uporabo procesov in tehnologije za usklajevanje dejavnosti, ki vodijo do dobro vodenega dogodka.
Lastnosti
Z uporabo specializirane programske in strojne opreme za manipuliranje informacij in podatkov z uporabo določenih postopkov informacijski sistemi za upravljanje dogodkov zagotavljajo upravljavcem dogodkov informacije, ki jih potrebujejo za vzdrževanje konkurenčnega poslovnega področja. Informacijski sistemi za upravljanje prireditev podpirajo organizacijo razvedrila, osebnih ali poslovnih dejavnosti. Prilagodljivi sistemi omogočajo načrtovanje, trženje in prodajo vašega dogodka. Z drugimi besedami, ne glede na to, kako velika ali majhna je vaša konferenca, zabava ali trgovinski sejem, vam bo z uporabo informacijskega sistema za upravljanje dogodkov pomagal načrtovati in upravljati.
Koristi
Avtomatizacija postopka registracije z uporabo informacijskega sistema za upravljanje dogodkov zmanjšuje napake, hkrati pa prihrani čas in denar. Upravljanje donacij na spletu poveča verjetnost prispevkov. Mehanizmi za izdelavo glasil in drugih spletnih komunikacij zagotavljajo izgubljen (in okolju prijazen) način za doseganje širokega kroga, kar povečuje sodelovanje. Na splošno vam informacijski sistemi za upravljanje dogodkov omogočajo racionalizacijo komunikacij in zmanjšanje operativnih stroškov.
Premisleki
S svojo podatkovno bazo natančno ocenite svoje občinstvo za vsak dogodek. Določite ustrezne tržne strategije, ki temeljijo na rezultatih preteklih dogodkov. Opraviti analize o logističnih podatkih za določitev območij, ki potrebujejo operativno izboljšanje.
