Oseba, ki pozdravi stranke, ko vstopijo v pisarno, predstavlja podobo podjetja. Neorganizirana, ravnodušna receptorka predstavlja podjetje kot neprofesionalno in brezskrbno. Medtem, ko nas skrbno uslužbenec toplo pozdravi, se stranka počuti vrednoteno in jo lahko vodi v gojenje daljšega odnosa s podjetjem. Ne pozabite tudi, da v nekaterih vrstah pisarn, kot so zdravnik ali terapevt, in pred pomembnimi srečanji, kot so razgovori, se lahko obiskovalci počutijo nervozni. Prijazen pozdrav vam lahko pomaga, da jih sprostite.
Namestite svojo mizo tako, da bo obrnjena proti vhodu, tako da boste videli stranke, ko vstopijo. Poskrbite, da bo urad na začetku vsakega dne videti urejen in organiziran ves dan. Pakete nemudoma dostavite ali jih spustite iz oči. Dokumente hranite pravilno in vašo knjigo sestankov lahko dostopate. Izvedite ustrezne računalniške programe, tako da lahko preprosto poiščete informacije o odjemalcu.
Nasmehnite se in sprejmite stranko, ki vam daje pravo toplino in navdušenje. Uporabite pozdrav, ki signalizira, da ste ga pričakovali, če je to res - vendar le, če veste, da je to stranka, ki ste jo pričakovali. Če pričakujete stranko v vaši odvetniški pisarni ob devetih zjutraj, in prihaja moški, oblečen za poslovno srečanje, se lahko nasmehne in rečeš: »Živjo, si ti John? Nikoli ne navedite polnega imena stranke - te informacije obravnavajte kot zaupne. Uporabite bolj splošen pozdrav, če ne poznate stranke, kot so: "Dobro jutro, dobrodošli v podjetju XYZ. Kako vam lahko pomagam danes?"
Pomagajte stranki tako, da dogovorite sestanek, dajte ji dokumentacijo, ki jo mora izpolniti, ali ji sporočite, da boste ustrezni osebi povedali, da je prispela. Naj stranka ve, kako dolgo bo morala čakati. Vprašajte jo, če ima kakšna vprašanja in jih odgovarja po svojih najboljših močeh. Če morate preveriti odgovor, ji zagotovite, da boste.
Spodbudite stranko, da se med čakanjem sprostite. Ponudite stranki osvežilne napitke, kot so voda, kava ali čaj, če so na voljo. Če naročnik zavrne ponudbo, mu povejte, naj vam sporoči, če se premisli. Nadaljujte z nasmehom in vzpostavljajte stik z očmi, ko govorite s stranko, izraža toplino in navdušenje.
Vljudno prosi stranko, naj počaka samo trenutek, če moraš odgovoriti na telefon. Odgovorite na telefon s pozdravom, kot je: "Dobro jutro, to je Terri iz podjetja XYZ. Ali lahko zadržite za trenutek?" Zahvaljujemo se klicalcu, ki je zadržal in ji zagotovil, da boste z njo prav. Nato se posvetujte s stranko v pisarni.
Upoštevajte protokol vaše pisarne za seznanjanje strank z osebjem. Pokličite uslužbenca takoj, ko stranka pride, če veste, da se uslužbenec ne srečuje z drugim obiskovalcem. V nasprotnem primeru pokličite ustreznega uslužbenca po telefonu, ko naj bi se naročniška pogodba začela.
Odpeljite stranko v pisarno uslužbenca, če je to sprejemljiv postopek v vaši pisarni, član osebja pa je navedel, da želi začeti sestanek. Druga možnost je, da zaposlenega prikličete v čakalnico, da se srečate s stranko. Predstavite stranko in člana osebja, če se še nista seznanili z uporabo priimkov ali imen, odvisno od tega, kaj vaše podjetje želi.
