Ne glede na to, ali organizirate poslovno zatočišče, organizirate zabavo za dobrodelno organizacijo ali gostite politično konferenco, ki izkazuje ustrezno spoštovanje in prijaznost vsem svojim gostom, zagotavlja, da bo vaš dogodek uspešen. Vendar pa je za dobrodošlico visokim gostom potrebno več načrtovanja in pozornosti. Od etikete večerje do uvodnih govorov do nastanitve, je pomembno, da gostom pomagate, da se počutijo udobno, spoštovano in cenjeno. Hkrati se lahko celo odmevni gostje odvrnejo od brisanja ali stalnega pritiska, da naredijo vtis. Načrtujte svoj dogodek, tako da bo vaš gost imel čas za sprostitev in polnjenje med sestanki, obroki in sejami.
Pozdravite svojega gosta osebno. Ali se srečate z uglednim gostom na letališču ali tik pred uradnim poslovnim srečanjem, ga pozdravite s prijaznim stiskom in kratek uvod. Nadaljujte s predstavitvijo vseh spremljevalnih sodelavcev svojemu gostu. Na primer, lahko rečete: »Ms.Pomemben gost, rad bi vam predstavil oglaševalskega predstavnika naše organizacije, gospoda Jacka Jacksona. «
Predstavite svojega gosta z dnevnim redom dogodkov, ki opisuje srečanja in lokacije, organizirane obroke, skupinske aktivnosti in izpade. Seznanite vašega gosta s sestankom ali dogodkom in ga še naprej seznanjate s sodelavci, na katere ste naleteli med postopkom.
Naj bo vaš gost čim bolj udoben. Če vaš dogodek zahteva prenočišča, rezervirajte sobo že vnaprej. Imejte kopijo dnevnega reda dogodka v sobi ter kontaktne podatke za sebe in druge načrtovalce dogodkov. Poleg tega se prepričajte, da so vaše sejne sobe čiste, organizirane in dobro označene.
Sledite bontonu sedenja za formalne večerne zabave. Vaš cenjeni gost bi moral sedeti desno od gostitelja. Kartice mesta se lahko uporabijo za določitev razporeditve sedežev za goste.
Napišite in izvedite kratek, vendar strokovni govor, da predstavite svojega cenjenega gosta, če naj bi govoril na sestanku, kosilu ali večerji. V nasprotnem primeru pozdravite svojega gosta z jedrnatimi pripombami glede njegovega položaja ali časti na katerem koli sestanku ali dogodku, v katerem je udeleženec. Za uvodni govor, morate pripraviti pred časom, razviti kratko biografsko skico vašega govornika z raziskovanjem njegovih poverilnic, dosežkov in časti. Uvodni govor naj obravnava obravnavano temo, pomembnost teme in kratek pregled poverilnic govornika. Shrani njegovo ime za zadnje, tako za izgradnjo zagona in kot znak za občinstvo, da pozdravi gosta.
