Več in več podjetij je bodisi outsourcing projektnega vodenja ali najem strokovnjakov za obravnavanje te naloge. S spremembami v industriji je lahko težko najti kvalificirane ljudi, ki so na vrhu najnovejših trendov in strategij. Le 2,5 odstotka organizacij uspešno zaključi vse svoje projekte. Osupljivih 70 odstotkov projektov ne uspe. Glede na te številke se lahko sprašujete, ali je vredno najeti vodjo projekta. Tako kot vse ostalo je treba upoštevati prednosti in slabosti. Usposobljen vodja projektov lahko zmanjša vaše stroške, racionalizira upravljanje poteka dela in pomaga pri razvoju vašega podjetja.
Profesionalno upravljanje projektov
Ne glede na to, ali upravljate majhno podjetje ali uveljavljeno organizacijo, morda ne boste mogli obvladovati vseh vrst projektov od začetka do konca. Nekateri projekti so izredno zapleteni in imajo kratek rok ali zahtevajo posebne spretnosti, ki jih vaša ekipa morda nima. Kvalificirani projektni vodja vam lahko pomaga organizirati in upravljati najbolj zamudne naloge. Izkušen vodja projektov bo motiviral vašo ekipo, upravljal sredstva, meril rezultate, zagotavljal povratne informacije in našel načine za povečanje kakovosti in zmanjšanje stroškov ali časa. Druge spretnosti vodenja projektov vključujejo izboljšane tehnike razporejanja, odzivanje na spremembe, izboljšano komunikacijo, nadzor kakovosti in obvladovanje tveganja.
Učinkovita nastavitev ciljev
Večina projektov ne uspe, ker vodje nimajo jasnega cilja. V letu 2013 je bilo manj kot tretjina vseh projektov izvedenih pravočasno in v okviru dodeljenega proračuna. Zato je postavitev ciljev SMART bistvenega pomena. SMART cilji so specifični, merljivi, dosegljivi, realistični in časovno omejeni. To pomeni kratica SMART. SMART cilji bodo zagotovili, da bodo vaši projekti izvedeni pravočasno, ne da bi presegli proračun. Profesionalni vodje projektov imajo strokovno znanje in orodja, potrebna za izdelavo napovedi, upravljanje stroškov projekta in določanje tveganj v celotnem življenjskem ciklu projekta.
Izboljšana komunikacija
Projektno vodenje omogoča učinkovitejšo komunikacijo med vodji in drugimi zaposlenimi, ki sodelujejo pri projektu. Izkušeni vodje projektov so učinkoviti pri upravljanju interesnih skupin, ki so ključnega pomena za uspeh projekta. Vodje projektov vzdržujejo timsko kohezijo, olajšajo srečanja, zbirajo strokovnjake s področja, razmišljajo o idejah in spremljajo povratne informacije v realnem času. Komunikacija je zlahka najpomembnejši vidik vsakega projekta in je potrebno znanje za vsakega strokovnjaka.
Večje zadovoljstvo strank
Projekti lahko prinesejo nove funkcije in odprejo nove storitve ali izdelke, da bi razveselili stranke ali pa projekti prispevajo k zmanjšanju stroškov za stranke. Ker metodologije upravljanja projektov dajejo prednost dejavnikom kakovosti, kot so funkcije, ki jih želijo stranke, podjetja z uspešnim vodenjem projektov izkusijo večje zadovoljstvo strank. To pomeni večjo rast prihodkov in podjetij. Vaša organizacija bo znana po odličnih rezultatih.
Visoka raven strokovnosti
Z najemom projektnega vodje ali projektov zunanjega izvajanja bo vaše podjetje imelo koristi od visoke ravni strokovnega znanja. Ljudje v vaši organizaciji se bodo učili novih stvari in pridobili novo perspektivo, ki bo prispevala k njihovi poklicni rasti. Poleg tega bo upravljanje projektov sprostilo vaš čas, da se boste lahko osredotočili na ključne vidike vašega podjetja. Izkušen projektni vodja bo lahko artikuliral projektni proces in upravljal vsa področja projekta, vključno z osebjem in skladnostjo.
Točna ocena tveganja
Več kot 75 odstotkov podjetij nima zaupanja v uspeh projekta. Prekomerna predelava, premikanje po obsegu, slaba komunikacija in nejasni cilji so pogosto krivci. Projektno vodenje vam omogoča, da izračunana tveganja in učinkoviteje razporedite vire. Preden začnete, boste ugotovili, kakšna so tveganja. Na ta način lahko načrtujete kakršne koli težave v zgodnjih fazah in sprejemate pametnejše odločitve, saj se tveganja pojavljajo v celotnem življenjskem ciklu projekta. Učinkovito obvladovanje tveganj vam omogoča tudi, da izkoristite pozitivna tveganja ali priložnosti, ko se pojavijo.
Proti upravljanju projektov
Če vodja projekta nima prave izkušnje ali znanja, se lahko pojavijo številni problemi. Izguba virov, težave pri načrtovanju, varnostna vprašanja in medosebni konflikti so glavna pomanjkljivost projektnega vodenja. Poleg tega lahko vaša organizacija povzroči visoke stroške z oddajanjem dela zunanjim izvajalcem ali z najemanjem novih zaposlenih za dokončanje projekta. Včasih lahko vodenje projektov vpliva na vaše dnevne operacije ali pa se drastično moti.
Visoki stroški
Če ste najem vodje projekta, pričakujejo, da vlagajo v posebnost programske opreme. Ti programi so lahko dragi in težko izvedljivi. Ker jih bo tudi vaša ekipa uporabljala, bodo morda potrebovali usposabljanje. Glede na vaše potrebe boste morda morali najeti strokovnjake ali strokovnjake za pomoč pri projektu. Pogosto bodo zainteresirane strani spodbudile k vključitvi funkcij, ki prvotno niso bile načrtovane. Vsa ta vprašanja lahko hitro zberejo stroške projekta.
Povečana kompleksnost
Projektno vodenje je kompleksen proces z več fazami. Nekateri strokovnjaki težijo k zapletanju vsakega procesa, kar lahko zmede vašo ekipo in povzroči zamude pri izvedbi projektov. Prav tako lahko postanejo strogi ali natančni v svojih načrtih, kar ustvarja stresno okolje v organizaciji. Običajno bodo projekti z velikim obsegom bolj zapleteni za uresničitev, zlasti če ni ekipe, ki bi bila izključno namenjena delu na projektu. Člani skupin, ki delujejo med različnimi funkcijami, lahko zaostajajo pri svojem vsakodnevnem delu in dodajo še večjo kompleksnost.
Zgornja komunikacija
Ko najemate ekipo za vodenje projektov, se vašemu podjetju pridružijo novi zaposleni. To doda dodatno raven komunikacije in morda ne ustreza vedno vaši organizacijski kulturi. Zato strokovnjaki priporočajo, da je vaša ekipa čim manjša. Večja je ekipa, višja je komunikacijska obremenitev. Včasih je za projekt potreben velik tim, zato je pomembno najti vodje projektov, ki imajo močne komunikacijske spretnosti v raznolikosti ljudi.
Pomanjkanje ustvarjalnosti
Včasih upravljanje projektov pušča malo ali nič prostora za ustvarjalnost. Vodje skupin se preveč osredotočajo na procese upravljanja ali določajo kratke roke, zaradi česar morajo zaposleni delovati v skladu s strogimi parametri. To lahko odvrača od ustvarjalnega razmišljanja in ovira inovacije, ki bi lahko koristile projektu. Pomembno je, da vodja projekta ve, kdaj je treba vzpodbuditi ustvarjalnost in kdaj strogo slediti načrtu projekta.
Organizacija lahko raste in doseže uspeh brez ekipe za vodenje projekta. Vendar pa lahko najem kvalificiranega strokovnjaka za obravnavo teh vidikov odpre nove priložnosti in pomaga podjetju hitreje doseči svoje cilje.
