Ko so podjetja začela uporabljati računalnike v velikem številu, so znanstveniki napovedali prihod "brezpapirne družbe". Računalniška revolucija ima še vedno način, da doseže to obljubo. Kljub temu tradicionalno papirni postopki - tako poslovni kot osebni - še naprej prehajajo v bolj računalniške oblike in iz zelo dobrih razlogov.
Dokumenti
Računalnik je prinesel veliko enostavnosti in prilagodljivosti pri ustvarjanju in urejanju dokumentov. V nasprotju s pisalnim strojem računalniški programi za obdelavo besedil ponujajo skoraj neomejeno izbiro slogov, pisav in formatov za dokumente. Napake tipkanja se lahko zlahka popravijo na zaslonu brez potrebe po korekcijskem fluidu ali korekcijskem traku. Celotne bloke besedila je mogoče preprosto kopirati iz enega dokumenta v drugega brez potrebe po ponovnem vnašanju. Fotografije in druge grafike lahko vključite v dokument z zelo malo truda.
Skupna raba
Skupna raba dokumentov z računalniškim sistemom je preprosta. Ni treba izdelati fizičnih kopij dokumenta, temveč jih poslati po pošti ali faksu prejemnikom. Dokument v datoteki v računalniškem sistemu je mogoče deliti z vsemi drugimi, ki imajo dostop do tega sistema, tako da preprosto prikažejo dokument na svojem računalniškem zaslonu. Dokumente je mogoče deliti zunaj podjetja, tako da dokument priložite e-poštnemu sporočilu, ki ga pošljete prejemniku.
Vložitev
Namen vložitve prijave ni le shranjevanje dokumentov, temveč tudi njihova lažja dostopnost. Računalnik se v tem odlikuje na način, ki ga preprosta omarica nikoli ni mogla. Dokumenti, ki so bili vloženi v računalniškem sistemu, se samodejno indeksirajo v sistemu za nadzor datotek v računalniku. Te indekse sistem samodejno posodablja in vzdržuje, ne glede na to, kako pogosto se dokument lahko premakne ali uredi. Dokumenti se lahko tudi nahajajo tako, da računalnik išče veliko število dokumentov za določene besede ali besedne zveze. Poleg tega lahko računalniški sistemi arhiviranja shranijo veliko število dokumentov v majhnem delu prostora, ki ga zahtevajo fizične omare.
Funkcionalnost
Elektronski dokument ne more biti zgolj elektronska predstavitev statičnega papirnega dokumenta, ampak lahko postane resnično interaktivna celota. Elektronska različica obrazca za izpolnjevanje, na primer, lahko omogoči vnos podatkov neposredno v dokument s preverjanjem in preverjanjem napak v realnem času. Izračuni in funkcionalnost se lahko vnesejo neposredno v dokument. Na primer, obstoječi kupec je lahko naveden na elektronskem dokumentu tako, da dokument uporabi datoteko baze podatkov o strankah računalnika, da lahko uporabnik preprosto izbere ime stranke s seznama vseh strank v datoteki. Logika, vgrajena v dokument, bo nato samodejno prenesla podatke o strankah v dokument, vključno z naslovi, računi strank ali drugimi želenimi podatki.
Varnost
Fizična varnost datotek podjetja je izjemno pomembna. Datoteke morajo biti zavarovane pred fizično poškodbo ali uničenjem. Preprečiti je treba tudi dostop nepooblaščenih oseb do datotek. Računalniška zbirka podatkov poenostavlja te naloge. Kopije računalniških datotek je mogoče preprosto ustvariti in shraniti na različnih lokacijah, tako v več računalniških platformah v omrežju bodisi na izmenljivih nosilcih podatkov za fizično shranjevanje zunaj kraja. Datoteke v računalniškem sistemu so lahko tudi šifrirane, tako da jih lahko brez dovoljenja pregledajo tisti, ki nimajo dovoljenja za ogled datotek.
