Veliko ljudi se stiska, ko sliši, da se morajo udeležiti poslovnega sestanka. Bojijo se, da bo to izguba časa, ki se začne pozno in ne doseže ničesar ali da bo prevladovalo eno ali dve osebi. Tem skupnim problemom se je mogoče izogniti z uporabo pravilnega poslovnega srečanja. Pravila o bontonu vam omogočajo, da sestanek vodite učinkoviteje in se prepričate, da je produktiven.
Dnevni red
Ustvarite dnevni red pred sestankom in ga razdelite vsem, ki so bili povabljeni k udeležbi. To bo ljudem omogočilo, da se odločijo, ali morajo biti prisotni na sestanku. V nasprotnem primeru bi se nekdo lahko pojavil in ugotovil, da dnevni red za njega ali nje res ni pomemben. Dnevni red je tudi nevtralen preskuševalni kamen, ki sklicuje srečanje. Če se začne razprava, lahko rečete nekaj takega: "V skladu z dnevnim redom bi morali govoriti o tem, kaj potrebujemo za predstavitev novega izdelka. Nazaj na to temo."
Urnik
Načrtujte dovolj časa za sestanek, da boste lahko uresničili točke na dnevnem redu, ne da bi prosili udeležence, da naredijo preveliko časovno obveznost. Začnite sestanek takoj, da bi nagradili ljudi, ki so se pravočasno pojavili. Če pridete v navado, da začnete pozno, bo to nagrajevalo ljudi, ki se običajno pojavijo nekaj minut po določenem času začetka. Če imate ugled za začetek pravočasno, se bodo ljudje naučili pokazati se ob pravem času, da bi se izognili neprijetnemu počutju, ko se srečanje že začne.
Zaključite sestanek ob določenem času. To kaže spoštovanje razporedov drugih ljudi, saj so nekateri vaši udeleženci po sestanku morda načrtovali druge obveznosti. Če je nedokončan posel, razporedite še eno sejo.
Sodelovanje
Spodbujajte udeležbo vseh v sobi in vzdržujte varno okolje za prispevek. Ljudje se lahko bojijo spregovoriti, če verjamejo, da jih bo eden ali dva prevladujoča sodelavca takoj pobila. Izvajati pravilo "Samo ena oseba govori hkrati" in jo strogo uveljaviti. Če nekdo poskuša prekiniti, reči: "To je čas Sherry, da govori. Ne pozabite, vsi smo se strinjali, da nihče ne bo prekinil, ko govori nekdo drug." Če nekateri udeleženci še vedno ne želijo prispevati, poskusite z metodo, kot je hoditi po sobi, da dobite povratne informacije vsake osebe o tej temi. Na ta način sramežljiva oseba ne bo morala skrbeti, da bi našla pravi čas za govor.
Zaključek
Na koncu sestanka povzamemo, kaj je bilo obravnavano in kakšne so bile sprejete odločitve. Ponovno potrdite vsako akcijo, ljudi, ki naj bi jih obravnavali, in roke. To daje udeležencem priložnost, da spregovorijo, če se ne strinjajo s povzetkom. Če so vsi na isti strani, s povzetkom ustvarite opombe o sestankih in jih nemudoma pošljite. Ne smejo izstopiti kasneje kot dan po sestanku.
