Kot delodajalec ste odgovorni za pošiljanje davčnih izjav W-2 vsakemu zaposlenemu do 31. januarja. Vodenje vaših kopij W-2 že več let varuje pred trditvami, da jih niste poslali pravočasno in služi kot obramba pri revizijo.
Zahteve za vodenje evidence
Notranja davčna služba lahko v skladu s pravno spletno stranjo Nolo revidira davčno napoved malega podjetja za obdobje do treh let po vložitvi. IRS spodbuja lastnike podjetij, da ohranijo vse davčne dokumente, vključno z W-2, vsaj štiri leta po vložitvi. Nolo ponuja še bolj konzervativen predlog o vodenju evidenc vsaj šest let po vložitvi.
Razlogi za zadržanje
Poleg uporabe izjav W-2 kot dokumentacije v reviziji, jih želite zadržati v primeru, če zaposleni trdijo, da niso prejeli kopije. Zaposleni so naprošeni, da vas kontaktirajo, če v roku dveh tednov od 31. januarja ne prejmejo W-2. Na tej točki boste morda morali poslati še en izvod. Prav tako morate hraniti kopije vaših poslovnih davčnih prijav, vključno z vračili, za katere ste prijavili dohodek zaposlenih, za najmanj šest let.
