Izraz »interni zapis« je skrajšan za »interni memorandum«. Notranje zapise se uporabljajo za širjenje informacij in množične zahteve ljudi v podjetju, službi ali skupini. Notranje beležke opozarjajo na težave in rešujejo težave med neštetimi drugimi koristnimi funkcijami v organizaciji.
Nasveti
-
Ko pišete interno beležko, naj bo preprosta in preidite na točko.
Zakaj bi morali napisati interni zapis?
Notranji dopis je učinkovit način za hitro in učinkovito doseganje številnih ljudi v organizaciji. Z beležko lahko preprosto naredite naslednje:
- Pojasnite ali analizirajte zadevo.
- Podajte priporočila.
- Nastavite opomnike.
- Podajte navodila.
- Prenos materialov.
- Naredite obvestila.
- Izpišite poročila.
- Vprašajte za prispevke.
- Zahtevajte odobritve.
Ključ do učinkovitega notranjega zapisa je preprosta. Vaše sporočilo mora biti zgoščeno in dostavljeno v nekomplicirani obliki, ki sporočilo jasno razkrije. Vzorec notranjega memoranduma bi lahko pošiljal rezultate ankete v kavarni in novega, izboljšanega menija.
Kako oblikujete notranji zapis?
Svojo predlogo za beležke lahko hitro ustvarite v Wordu ali pa najdete interni vzorec memoranduma na spletu. Naslov notranjega memoranduma ima štiri ključne sestavine. Prvi je prejemnik ali prejemnik beležke, pred katerim je "TO". Drugi je vir beležke, pred katerim je "OD". Tretji je datum, pred katerim je "DATE" in četrta komponenta je predmet. spomina, pred katerim je »SUBJECT«.
Uporabite ustrezne naslove in imena prejemnikov. Na primer, če je predsednik predsednika Tom Maxwell, ga je treba navesti kot »Tom Maxwell, predsednik«. Če je preveč imen, lahko uporabite »All Staff« ali »Department Heads« zaradi jedrnatosti. Prav tako se morate identificirati kot vir beležke. Vaše ime in naslov sledite naslovu »OD«. Ni vam treba na koncu beležke odjaviti, lahko pa dodate svoje začetnice poleg imena kot obliko overjanja.
Predmet spomina mora biti opisna vsebina. Namesto splošnih izrazov, kot je »Politika«, morate napisati kratek stavek, kot je »Nova politika, ki bo veljala 1. junija 2018«.
Kako napišete sporočilo notranjega beležke?
Predloga za memo v Wordu vam lahko svetuje glede oblikovanja, vendar vam ne bo dala nasvetov o vsebini. Praviloma je vedno zgoščeno. Vaš interni dopis bi moral vsebovati uvod v enem odstavku, ki opisuje namen beležke. Potem bi morali opisati, kaj je spodbudilo beležko. Osredotočite se le na tisto, kar morajo prejemniki poznati, in na vsa dejanja, ki jih morajo sprejeti kot odgovor na obvestilo. Še vedno niste prepričani, kaj napisati? Sledite temu internem memorandumu spodaj:
Datum: 1. december 2018
Maria Ruben
Za: osebje
Re: Nove ure od 1. januarja 2019
Namen tega sporočila je opozoriti osebje, da se ure v telovadnici premikajo. Po prošnjah številnih zaposlenih smo se odločili podaljšati ure, ki presegajo običajne ure, za tiste, ki bi na koncu lahko delali nadurno na novem razvojnem projektu. Telovadnica bo zdaj odprta od 6. do 23. ure. Sporočite nam, če imate kakršna koli vprašanja ali pripombe.
Maria Ruben
Višji direktor za kadrovske zadeve
Vedno se prepričajte, da končate vašo beležko na vljudni noti in po potrebi ponudite pomoč. Končajte svoj notranji dopis s kratkim povzetkom, v katerem ponovite bistvene točke in zaključite poziv k dejanju.
Ne glede na to, ali je beležka dobra ali slaba novica, je vedno najbolje, da ste vljudni, točni, do točke in nudite pomoč trdim zaposlenim, ki jih potrebujejo. Če se spopadate z oblikovanjem ali besedilom, poskusite prebrati nekatere spletne predloge za beležke za Word in pojdite od tam.
