Namen pregleda uspešnosti zaposlenih je dvojen - da upravljavcu omogoči, da posreduje povratne informacije zaposlenim in da delavcu ponudi možnost, da posreduje povratne informacije vodji. Gre za dvosmerno ulico, zasnovano tako, da je pomemben element procesa izboljšanja učinkovitosti. Z zagotavljanjem, da zaposleni vedo, kaj se od njih pričakuje, in z uvedbo ukrepov dobrega delovanja, ki jih razumejo vodje in zaposleni, je postopek pregleda lahko preprost.
Povratne informacije za zaposlene
Zagotavljanje povratnih informacij zaposlenim je najpogostejši namen pregleda zaposlenih in je pomemben. Upravljavec bo razmišljal o obdobju izvajanja (običajno eno leto) in razpravljal o načinih, na katere je uspešnost zaposlenega presegla, izpolnila ali ni izpolnila pričakovanj. Te pripombe ne smejo presenetiti zaposlenih - vodje bi morali zagotoviti dovolj povratnih informacij skozi vse leto, da informacije v letnem pregledu ne bodo šokirane. Vsako spremembo v uspešnosti zaposlenih - dobro ali slabo - je treba priznati in obravnavati, ko se to zgodi, ne pa do uradnega pregleda. Pregled je čas za pregled dejavnosti v letu, vendar bi moral zaposleni že imeti podatke o tem, kako so delali.
Povratne informacije od zaposlenega
Vodje bi morali zahtevati prispevke zaposlenih pred in med pregledom. Vodstvo včasih prosi zaposlene, da pregledajo svojo uspešnost pri pripravi na pregled. Samo zasedanje ponuja tudi priložnost, da od zaposlenega slišimo in ugotovimo, ali obstajajo kakršne koli ovire, ki ovirajo delovanje ali če zaposleni potrebuje dodatna sredstva ali usposabljanje za učinkovito opravljanje dela. Prav tako je lahko koristno, če se od zaposlenega naučite, kako dobro je vodja delal pri zadovoljevanju potreb zaposlenih in zagotavljanju coachinga, svetovanja in podpore skozi celo leto.
Načrtovanje rasti
Če upravitelj komunicira z zaposlenim celo leto, ko se pojavijo težave z uspešnostjo, se lahko sestanek za pregled uspešnosti bolj osredotoči na možnosti za rast kot na težave z uspešnostjo. To je lahko največja prednost postopka pregleda. Kakšne priložnosti zanimajo zaposlene? Kakšne priložnosti ima menedžer, da bo koristil tako delavcu kot organizaciji?
Ustvarjanje merljivih ciljev
Pregled uspešnosti mora vključevati razpravo o ciljih za naslednje obdobje pregleda. Cilji morajo biti specifični in utemeljeni na dejstvih. Opredeliti je treba ključne naloge, ki jih je treba izpolniti, kot tudi področja, ki jih je treba izboljšati. Ti cilji morajo biti merljivi, tako da se lahko zaposleni in vodja v naslednjem obdobju preverjanja enostavno dogovorita, ali so bili doseženi. Cilje je treba dokumentirati in pregledati napredek skozi vse leto ter na naslednjem uradnem pregledu.
Načrtovanje spremljanja
Vodja in uslužbenec morata načrtovati nadaljnje srečanje, da se zagotovi napredek, zlasti če se opredelijo področja za izboljšave. Na primer, zaposleni bo morda moral delati na tem, da bo manj kritičen do dela drugih. O tem se lahko razpravlja na pregledni seji in sestanki se lahko oblikujejo, da bi razpravljali o tem, kako potekajo stvari - morda enega, dva in tri mesece po letnem pregledu. Dobra ideja za menedžerje je, da imajo redne sestanke z zaposlenimi, da se pogovorijo o uspešnosti in prilagodijo cilje, saj se razmere spreminjajo. Načrt izvedbe mora biti dovolj prožen, da omogoča spremembe skozi vse leto.
