Dokumentacija je del vsakdanjega življenja v svetu osebnega, finančnega in splošnega zbiranja podatkov, zato je primerno, da se redno pregledujejo metode za obravnavo dokumentov. Revizija kaže, kateri ukrepi se izvajajo, metode, ki jih je treba spremeniti, in načini za takšne spremembe.
Postopek javnega naročanja
Organizacija mora redno preverjati, ali se upošteva njen postopek za oddajo dokumentov. Revizija lahko pokaže, ali organizacija trenutno uporablja metodo vodenja dokumentacije, ali so potrebne dokumente odobrile pooblaščene osebe in kako se učinkovito obdelujejo spremembe dokumentov. Ta del revizije lahko pokaže tudi, kako so dokumenti dostopni.
Shranjevanje dokumentov
Dokumenti se lahko shranjujejo v tiskani ali računalniški obliki. Revizija lahko pokaže, ali so sistemi za shranjevanje zapisov nastavljeni glede na potrebe organizacije. Revizija mora pokazati tudi, kako dolgo se hranijo dokumenti v papirni in računalniški obliki. Revizija mora določiti, ali se dokumenti hranijo v dobrem stanju in zaščiteni pred poškodbami, poslabšanjem ali izgubo.
Opis dokumentov
Revizija bi morala preveriti, kako so dokumenti opisani v zbirki podatkov organizacije. Dokumentacija je lahko navedena po imenu, številki ali opisni obliki. Dokument ima lahko kratek, ustrezen opis, ki olajša iskanje. Revizija mora pokazati, ali so dokumenti sistematično vneseni po številki različice in datumu revizije.
