Načrtovanje uspešne konvencije zahteva poznavanje velikih strateških ciljev gostiteljske organizacije pred začetkom dela na osnovni logistični konferenci. Z vašimi strateškimi cilji lahko učinkovito načrtujete, kako privabiti udeležence, ki jih želite, izbrati pravi kraj, izbrati najboljše govornike in razviti najbolj privlačne storitve in dejavnosti.
Določite svoje strateške cilje
Cilji organizacije za konvencijo niso vedno isti kot cilji udeležencev konvencije. Spoznajte razloge organizacije za gostovanje konvencije. Morda bi privabili in obdržali člane, ustvarjali dobiček, članom odbora in komisij ponudili dopust za počitnice ali ustvarili medijsko publiciteto za organizacijo.
Nastavite svoj taktični načrt
Ko boste spoznali svoje strateške cilje, določite svoje taktične cilje za njihovo doseganje. To lahko vključuje izbiro seminarjev in zvočnikov, da bi pritegnili posebne vrste udeležencev, ki imajo trgovsko razstavo, ki ustvarja prihodek, dodajanje dejavnosti zakonca za povečanje prisotnosti, organiziranje socialnih funkcij, kot so golf turnir ali rečno križarjenje, banket za nagrade ali letni glas članstva. Vaš marketinški načrt mora vključevati oglaševanje, odnose z javnostmi, promocijske in socialne medijske strategije za promocijo konvencije.
Načrtujte proračun
Določite finančne cilje organizacije za konvencijo in preglejte svoje številke. Morda ste omejeni na poseben proračun, če je konvencija strošek. Organizacija ima lahko ciljni dobiček ali pa boste morda lahko porabili na podlagi pričakovanih prihodkov. Ustvarite projekcije, ki temeljijo na optimističnih in konzervativnih registracijskih in sponzorskih prihodkih.
Oglejte si Agendo
Nato načrtujte dnevni red dogodka. Izberite datum, kraj in aktivnosti. Veliko konvencij ima temo, ki pojasnjuje splošni namen dogodka in pomaga privabiti udeležence. Morda boste morali priskrbeti vnose o datumih in potencialnih lokacijah iz vašega odbora ali udeležencev in opraviti obiske na več mestih, preden jih izberete. Preglejte informacije o prejšnjih konvencijah, da se seznanite z mesti, prisotnostjo, finančno uspešnostjo in povratnimi informacijami udeležencev in sponzorjev. Ustvarite koledar, ki se začne s prijavo udeležencev in opisuje dnevni urnik.
Raziskave logističnih potreb
Začnite kontaktirati prizorišča, govornike, gostince, zabavne možnosti, avdiovizualne družbe, tiskarje in potovalna podjetja. Ugotovite, kako ravnati s trženjem, registracijami, sponzorstvi, značkami, prijavami, sejmi za trgovino, darilnimi vrečkami, programskimi knjigami in spletnimi stranmi. Pošljite prošnje za predloge za zunanje ponudnike, kot so turistična naselja, gostinci, golf in turistične agencije. Sestavite želeni seznam prodajalcev in stroške.
Napišite predlog
Pripravite dokument, ki vašemu odboru ali konvencijski ekipi prikazuje vaš načrt konvencije. Vključite svoje razumevanje ciljev organizacije in kako nameravate doseči te cilje. Navedite dnevni red dogodka s podrobnim dnevnim urnikom. Predstavite celoten proračun. Pojasnite, zakaj ste izbrali temo, lokacijo, teme seminarjev, govornike in družbene dejavnosti. Na podlagi vaših raziskav utemeljite svoje napovedi udeležbe, stroškov in prihodkov.
