Obračunavanje strank in strank ni vedno gladko. Če se izkaže, da je račun previsok ali prenizek, lahko podjetje izda plačilni ali kreditni memorandum, da ga popravi. Banke uporabljajo memorandume za prilagoditve poslovnih računov. Podjetje, ki je na prejemnem koncu beležke, ga lahko uporabi, da bi spremljalo, koliko prilagodi svoje knjige računov.
Računi: obremenitev proti kreditu
Recimo, da pokličete vodovodarja v vaše podjetje in jih nastavite na delo v kopalnici. Vodovodar napiše račun, vendar je napačen izračun. Podjetje lahko izda memorandum o obremenitvi, če ti ali če so preveč zaračunali. Prav tako lahko izda spremenjeni račun z navedbo pravilne vsote.
Obvestilo mora pojasniti, zakaj je treba račun prilagoditi. Na primer, kreditno obvestilo prodajalca lahko navaja, da je bil vaš račun prilagojen, ker ste vrnili nekaj naročenega blaga. Če ste že plačali, preden ste prejeli kreditno obvestilo, lahko zahtevate gotovinsko plačilo ali ga uporabite za popust pri naslednjem naročilu.
Če še niste plačali računa, zabeležite beležko tako, da prilagodite plačljive račune. Prodajalec prav tako to evidentira kot popravek terjatev.
Spomini in banke
Banke uporabljajo tudi kreditne in debetne zapise kot postavke poslovnih izkazov. Obvestilo o obremenitvi lahko opazite, če mora banka vaš račun bremeniti za pristojbine, kot so nezadostna sredstva, stroški storitev ali stroški tiskanja čekov. Morda boste prejeli kreditno obvestilo za obresti, ki ste jih zaslužili na računu.
V finančno evidenco morate vključiti zneske iz debetnih in kreditnih zapisov. To storite vsakič, ko svoje knjige uskladite z bančnim izpiskom. V bilanci stanja bo beležka povečala ali zmanjšala vaš denarni račun, kakor tudi vplivala na druge, kot so razni stroški ali zasluženi obresti, odvisno od tega, ali se račun poveča ali zmanjša.
Notranja obvestila
Včasih je debetno ali kreditno sporočilo koristno za vaše notranje delovanje. Podjetja izdajajo kreditne in debetne zapise, ko zbirajo majhno stanje na računu. Recimo, da je vaša stranka preveč plačala 5 $ na svojem zadnjem naročilu. Pošljete mu povračilo, nato pa prilagodite svoje račune, da odražajo izgubo v višini $ 5.Beležka pooblašča vaše računovodje, da izvedejo spremembe v njegovem računu.
