Pisarniški postopki so pomembni, če želite v profesionalnem okolju nemoteno upravljati, ne glede na to, ali je to pravno podjetje, zdravniška pisarna ali vladna ustanova. Pomembno je, da je pisni postopek viden. Vsak urad mora imeti pisni sklop postopkov, ki jih razvije nadzornik in vodja pisarne, ki je viden v pisarni.
Kateri postopki urada naj se določijo
Najprej je treba omeniti uradne ure, vsi zaposleni pa morajo biti pravočasno pripravljeni in pripravljeni za ta dan. Če stranka pride v pisarno in nihče ni tam, je verjetno, da bodo imeli negativen pogled na poslovanje in se morda nikoli ne bodo vrnili. Tudi urad bi moral biti urejen, čist in dobro opremljen. Prepričajte se, da so na voljo prijavnice in pisala za prijavo, in če je mogoče, naredite kavo in vodo na voljo. Prvi vtisi so vse v uspešnem podjetju. Poleg tega je treba vsako stranko obravnavati s spoštovanjem in strokovnostjo, ne glede na to, ali so v pisarni ali po telefonu. Če pride klic za nadzornika, mora zaposleni dobiti vse informacije, preden jih poveže s klicateljem, vključno z imenom, naravo klica in telefonsko številko, če je povezava izgubljena. Če je klic za sestanek, morajo ugotoviti naravo obiska in jim sporočiti, kaj je na voljo, pri tem pa poskrbite za telefonsko številko v primeru odpovedi. Vedno bi morali ponoviti, kar je rečeno, tako da ni zmede.
Organizacija
Organizirajte in vzdržujte delovno postajo za največjo produktivnost, se prepričajte, da je papir v kopirnem stroju, so računalniki pripravljeni in delujejo, pošta je razdeljena in sporočila so dostavljena. Če vaše delo vključuje pripravo potovalnih aranžmajev, se prepričajte, da želite vedeti, kje vaš nadzornik želi ostati in beležiti čas poletov in informacije o najemu avtomobila ter izvedeti o vremenu v potovalni destinaciji. Pred rezervacijo potovalnih načrtov se vedno posvetujte s svojim nadzornikom. Ko so vsi pridržki dokončani, natisnite dva itinerarja - enega za vas in enega za vašega nadzornika - in se prepričajte, da ste v koledar vnesli datume potovanja.
Ob koncu dneva se pogovorite z nadzornikom in jo seznanite z načrtovanimi sestanki za naslednji dan. Nastavite telefonski odzivnik na glasovno pošto ali na odzivnik po urah. Izklopite vso opremo, kopirne stroje, tiskalnike in računalnike ter izpraznite kavarno in izklopite aparat za kavo. Preden nastavite alarm, se prepričajte, da so vsa vrata zaklenjena.
