Politike in postopki, ko so napisani, vodjem in zaposlenim zagotavljajo smernice za pošteno, enotno, logično in pravno obravnavo vseh v organizaciji ali podjetju. Politike določajo pravila, postopki pa zagotavljajo načine izvajanja politik.
Zakaj so potrebne politike in postopki
Politike in postopki so osnova za dosledno vedenje, ne glede na status ali trajanje mandata ljudi, ki jih izvajajo. Ponujajo priložnost za hitrejše odzivanje na vprašanja ali pomisleke o tem, kaj storiti. Ker zagotavljajo relativno enotnost, omogočajo večjo odgovornost. Politike in postopki prav tako pomagajo zagotoviti, da so ukrepi zakoniti in pravočasni.
Petstopenjski načrt za njihovo izdelavo
Prvi korak zahteva proučitev vseh preteklih ali sedanjih politik in postopkov. Dobro je pogledati, kaj drugi počnejo na tem področju, da bi videli, kaj morda manjka, še posebej, če se vaša organizacija ali podjetje bistveno razlikuje. Tiste, ki bodo odgovorni za spremljanje politik in postopkov, in ljudi, ki jih bodo prizadeli, je treba opraviti razgovor.
V drugem koraku, oboroženi z najnovejšimi podatki, je treba oblikovati in razdeliti nove ali revidirane politike in postopke. Tretji korak je faza izvajanja. Če je potrebno usposabljanje osebja, je to čas za njegovo izvedbo. Četrti korak skuša oceniti, kaj je bilo izvedeno, tako da se lahko po potrebi spremenijo spremembe.
Zadnji korak, ki temelji na stalnem ocenjevanju politik in postopkov ter spremembam v okolju, je posodobitev, tako da je proces še vedno aktualen. Lahko se sprejmejo novi državni ali zvezni zakoni ali se objavijo novi predpisi.
Politike in postopki na področju človeških virov
Oddelek za človeške vire je visoko na seznamu za potrebno izvajanje. Zaposlovanje, najemanje in odpuščanje, pregled uspešnosti zaposlenih, čas in prisotnost ter počitnice so le nekatera od pomembnih področij, ki jih je treba pokriti. Vsekakor bodo vključeni skrbi za spolno nadlegovanje, svetovalci in druge ugodnosti.
Druga področja, ki lahko zahtevajo politike in postopke
Na izplačane plače, računovodske in finančne oddelke so potrebne politike in postopki. Zaloge, dobava in nabava; računalniki, intranet in internet; storitve za stranke, varnost izdelkov in odpoklic; varnost, obnova po nesreči; in prodaja in trženje sta zagotovo dodatna področja, ki potrebujejo politike in postopke.
Iskanje primerov
Številne komercialne in neprofitne družbe na internetu vam ponujajo predloge, ki imajo ustrezen jezik na številnih področjih. Namesto odkrivanja kolesa je smiselno uporabiti nekaj, kar je že napisano kot osnova za vaše politike in postopke. To vam prihrani čas, poveča verjetnost vključitve pomembnih področij in pomaga zagotoviti, da so izpolnjene zakonske zahteve.
Če lahko pridobite pravilnike in postopke organizacij ali podjetij, ki delujejo v istem podjetju kot vaše, bi bilo to koristno.
Noben vir ne bi smel veljati za popolnoma ustreznega ali zanesljivega. Več primerov, ki jih lahko najdete, boljše bodo vaše politike in postopki.
