Podjetja so odvisna od svojih plačilnih računov, da upravljajo in usklajujejo procese izplačevanja plač. Računovodje na izplačane plače beležijo stroške, povezane s plačilnimi listami družbe, nastalimi obveznostmi in plačili teh obveznosti. Računovodje na izplačane plače usklajujejo tudi poročanje o obveznostih na izplačane plače v računovodskih izkazih z računovodjo glavne knjige.
Standardni vnosi plač
Podjetja plačujejo svoje zaposlene na podlagi vnaprej določenega načrta plačil. Nekatera podjetja plačujejo tedensko, nekaj dvotedensko in nekaj mesečno. Ko računovodja plačilnih evidenc zabeleži redno plačilno listo, obračuna plače, odbitke iz naslova plač in davke na delodajalce. Odtegljaji na izplačane plače vključujejo davek FICA za socialno varnost in Medicare, zvezno dohodnino in zdravstveno zavarovanje. Neto znesek, ki ga je treba plačati zaposlenim, se prikaže kot neto izplačane plače. Delodajalčev davek na izplačane plače vključuje davek FICA, davek FUTA za zvezno brezposelnost in davek SUTA za državno brezposelnost. Ko računovodja opravi vpis, zabeleži obremenitveni vnos za odhodke za plače za celotni znesek plačilne liste. Nato zabeleži vpis za plačilo davka FICA, zvezni davek na dohodek, zdravstveno zavarovanje, ki se plača, in vse druge odbitke od plače delavca. Končni vpis v neto plačo se izplača. Računovodja nato zabeleži obveznosti delodajalca za davek na izplačane plače. Obremenjuje odhodke za davek na izplačane plače in kredite FICA, ki jih je treba plačati, davek FUTA in davek na SUTA. Davek FICA, obveznost plačila zveznega davka, zdravstveno zavarovanje, neto plače, FUTA plačilo davka in plačilo davka na SUTA so vsi računi za plačilno odgovornost.
Plačilo obveznosti iz naslova plač
Kadar računovodja plača saldo na vsakem računu odgovornosti za plačilno listo, vpiše plačilo v računovodske evidence. On bremeni vsak račun plačilne obveznosti za stanje in odobri denar za celotni znesek.
Obračunane obveznosti za plačilne liste
Včasih plačilno obdobje prečka med dvema obračunskima obdobjema, kot je konec meseca. Ob koncu prvega obdobja računovodja zabeleži stroške plač in plačilne liste za del plače, ki se nanaša na prvo obdobje. Vzame odstotek plačilne dobe, ki velja za prvo obdobje, in ta znesek pomnoži s skupnim zneskom plač. Odbitki na izplačane plače in delodajalčevi davki na izplačane plače se izračunajo na podlagi skupnega zneska plač, ki velja za prvo obdobje. Računovodja ustvari enake vpise v dnevniku, kot to počne, da bi s temi zneski beležil standardne obveznosti iz naslova plač. Ko se začne naslednje obdobje, računovodja obrne vnos obračunane odgovornosti. To ji omogoča, da običajno še naprej beleži vnose plačilne obveznosti.
Računovodsko poročanje o plačilnih obveznostih
Obveznosti na izplačane plače določajo zneske, ki jih družba dolguje različnim vladnim agencijam, zaposlenim in izvajalcem zdravstvenega zavarovanja. Podjetja plačujejo obveznosti za plače v kratkem časovnem okviru, ki te račune označuje kot kratkoročne obveznosti. Računovodja poroča o tekočih obveznostih v bilanci stanja na začetku oddelka obveznosti.
