Podjetja sklenejo pogodbo z zunanjimi podjetji, da redno zagotavljajo različne naloge vzdrževanja. Ta zunanja podjetja vključujejo storitve čiščenja, oskrbe rastlin in odlaganje odpadkov. Te dejavnosti ne spadajo med osnovne dejavnosti podjetja. Naročanje teh odgovornosti omogoča podjetju, da se osredotoči na svoje poslovanje.
Začetni nakup
Podjetja sklepajo predplačniške pogodbe o vzdrževanju za več mesecev. Podjetje plača celoten znesek pogodbe in podjetje za vzdrževanje obljublja, da bo storitev opravljalo za čas trajanja pogodbe. Ko družba sklene pogodbo, družba v računovodskih evidencah evidentira pogodbo kot predplačilo. Računovodja to beleži tako, da bremeni "Predplačano pogodbo za vzdrževanje" in da za znesek, ki je bil plačan za pogodbo, "Cash".
Periodična prilagoditev
Ob koncu vsakega obdobja del pogodbe poteče. V tem obdobju izvajalec opravlja storitve vzdrževanja podjetja. Ker je bilo celotno plačilo že opravljeno, nadaljnja plačila niso potrebna. Vendar je treba zabeležiti iztek pogodbenega dela. Računovodja določi znesek pogodbe, ki je potekel, tako da v celoti plača pogodbo in jo razdeli za obdobja, ki jih zajema pogodba. Računovodja bremeni "odhodke za vzdrževanje" in "predplačniško pogodbo za vzdrževanje" za znesek dolga iztekajočega dela pogodbe.
Poročanje o bilanci stanja
Predplačniške vzdrževalne pogodbe so računi kratkoročnih sredstev. Kratkoročno sredstvo bo uporabljeno v enem letu. Predplačana pogodba za vzdrževanje redko presega eno leto in se šteje za trenutno sredstvo. Bilanca stanja razdeli sredstva na kratkoročna sredstva in dolgoročna sredstva. Bilanca stanja najprej navaja tekoča sredstva.
Izkaz poslovnega izida
Izkaz poslovnega izida sporoča dobičkonosnost podjetja z odštevanjem stroškov iz prihodkov za določitev čistega dobička. Računovodja vključuje vse stroške poslovanja. Pretekli del pogodbe o vzdrževanju ali "odhodki za vzdrževanje" se poroča v izkazu poslovnega izida, da bi dosegel čisti dobiček podjetja.
