Ko je vaše podjetje povabljeno, da se odzove na zahtevo za predlog, vas potencialna stranka vabi, da pošljete formalni odgovor z navedbo, kako boste izpolnili pogodbo. Medtem ko potencialnim ponudnikom pogosto ni treba uradno zavrniti takega povabila, morate svoje namere vedno sporočati pisno in neuradno.
Za ponudbo ali ne za ponudbo
Preden se podjetje odloči za zavrnitev RFP, je notranji pregled RFP preudaren korak. Praktični notranji razlogi za zavrnitev vključujejo določanje cen, načrtovanje in pomanjkanje strokovnega znanja o zahtevanih storitvah ali izdelkih. Vendar pa je treba zunanje razloge vašega podjetja za zmanjšanje navajati diplomatsko - možnosti prihodnjega poslovnega odnosa nikoli ne smemo spregledati.
Ustrezni uradni in neuradni odzivi
Vsak postopek RFP ima lahko edinstvene zahteve, kako uradno zavrniti predložitev predloga. Na primer, nekatere predloge za predložitev ponudb vključujejo poseben datum „brez ponudbe“ - v takih primerih se morate kar najbolj potruditi, da posredujete vašo namero, da zavrnete sodelovanje v predlogu, do datuma, predpisanega v RFP. To je še posebej pomemben korak za pravilno ravnanje, če ste sprva zahtevali vključitev vašega podjetja v postopek RFP.
RFP mora vsebovati seznam posameznikov, s katerimi bi se morali obrniti glede zavrnitve RFP, in obvestiti enega ali več teh oseb po pošti. Priporočljive so tudi neformalne komunikacijske metode, kot sta telefon in elektronska pošta. Da bi okrepili prihodnje poslovne priložnosti, bi morali poskusiti reči ne graciozno - včasih se temu ukazu reči "ne", medtem ko osebi rečemo "da". To je pameten pristop, ki ga je treba sprejeti, ko zavračate RFP.
