Ko pošljete pritožbo, ali ko zahtevate pomoč za storitve za stranke, si prizadevajte za cilj. Zmagajte s pismom v službi za stranke tako, da obvladate svoje frustracije in sestavite vljudno, skladno zahtevo za rešitev. Napišite pisno službo za stranke, da dobite rezultate, če sledite nekaj preprostim smernicam, ki so zelo podobne tradiciji med novinarji.
Kdo?
Previdno naslovite svoje pismo. "Poskrbite, da ga boste poslali … tistemu, ki lahko deluje na njej," pravi Rosalie Maggio, avtor knjige Kako reči.
Raziščite ustrezno ime in naslov; ne ugani ali predpostavljaj. Svojo pritožbo naslovite na "John Smith, direktor službe za stranke, ABC Gadget Corporation" z ustreznim uličnim naslovom in ne samo na "službo za pomoč strankam".
Za informacije se obrnite na pisarno podjetja, poiščite spletne vire, kot je Hoover's (vir spodaj), ali preizkusite Better Business Bureau, če potrebujete več pomoči.
Kaj, kje in kdaj?
V pismu uporabite dostojanstven jezik. Opredelite izdelek ali storitev, ki je predmet vaše pritožbe. Navedite podrobnosti, kot so znamka, model, leto, datum dobave ali datum namestitve.
"Ko opisujete problem, bodite natančni in natančni. Samo navedba, da izdelek" ni deloval ", ne zagotavlja dovolj informacij. Podroben povzetek vaše pritožbe bo podjetju pomagal pri reševanju vaše težave," predlaga spletna stran RocketLawyer, ki zagotavlja predloge za pritožbe strank.
"Kupil sem MagnaGadget, postavljen pred tremi tedni in začel doživljati težave, takoj ko sem ga razpakiral. Gadgeti ne bi ostali na stojalu ali na ročaju," daje veliko več informacij kot "Vaši izdelki smrdijo!" Podajte podjetju orodja, ki jih potrebujejo za obravnavo vaše pritožbe.
Kako?
Prikažite korake, ki ste jih doslej sprejeli za rešitev težave. Pojasnite, kaj ste naredili in kakšen odziv ste prejeli.
"Trgovina, kjer sem kupil komplet, me je poslal v vašo lokalno službo za stranke tukaj v Metrou. G. George Allenby v tej pisarni je izjavil, da mi niso mogli pomagati, odkar sem kupil komplet iz prodajnega mesta za popust. ugled zanesljivih pripomočkov in sem zelo razočaran nad dosedanjim odzivom."
Ponudite specifično in zadovoljivo rešitev problema. "Verjamem, da je ABC dober izdelek. To je verjetno le manjša napaka v podjetju, vendar je to velik problem zame. Če bi ABC zamenjal okvarjen komplet MagnaGadget, bi bil vesel." Podajte podjetju način, da stvari popravijo, vendar bodite razumni.
Zakaj?
Z prejemnikom pisma ravnajte tako, kot želite, da se zdravite: Dostojanstvo in trdno vedenje vam bodo dali boljši rezultat kot nevljudnost in žaljivo obnašanje. Sledite temu nasvetu: "… ne pozabite biti taktičen, ampak čvrst. Če menite, da ste bili krivični, se držite svojih pušk in ne bodite zadovoljni, dokler se problem ne odpravi," je poudarila Margaret McCarthy v pisanju pisem. Made Easy. Zaslužite spoštovanje prejemnika pisma z vljuden in razumen pristop in boste veliko bolj verjetno, da se problem rešiti na vaše zadovoljstvo.
Več informacij o pisanju pisem
Pisma pritožb za zaposlene; John Bear in Maria Bear, 1999
Šokirani, zgroženi in osramočeni: Kako napisati pisma o pritožbi, ki so rezultat; Ellen Phillips, 1998
