Čeprav se besede priloga in priloga pogosto uporabljata izmenično v poslovnih pismih, predstavljata različne metode vključevanja predmetov. V najstrožjem smislu se priloga šteje za del pisma, medtem ko se priloga obravnava kot ločen dokument. Za nekatere organizacije, kot je vlada, je uporaba za vsakega označena z poslano korespondenco, za druge pa je sprejemljiva.
Dodajanje priloge
Priloga je dokument, ki je del poslovnega pisma. Doda ali nadalje opisuje informacije v pismu. Nekateri primeri vključujejo preglednico, ki ponuja vizualno razlago finančnih obračunov ali napovedi, kar je grafični prikaz poslovnih trendov ali proračuna. Pri pošiljanju priloge na spodnji levi strani črke dodajte besedo »priloga« s podpičjem in številko priloge. V besedilu pisma je treba navesti tudi, da je predmet priložen (ali je priloženih več elementov), ki povečujejo ali dodatno pojasnjujejo informacije v pismu.
Vključno s prilogo
Priloga je dokument, ki je poleg poslovnega pisma. Lahko je samostojen kot lasten dokument in ne zahteva, da poslovno pismo pojasni, kaj je dokument ali kako ga razlagati. Ko pošiljate prilogo v poslovnem pismu, vstavite črko "Enc" s podpičjem ali pa napišite besedo "Enclosure" na dnu črke na levi strani. Nato vnesite ime dokumenta. To bralca opozarja, da je v korespondenco vključen še en dokument. Primer primernega dokumenta za prilogo je življenjepis, vključen s spremnim pismom. Življenjepis je ločen od črke in zlahka stoji sam.
Priloge v e-pošti
V nekaterih primerih ni na voljo nobene metode za razlikovanje med prilogo in zaprtim prostorom. Ena od teh situacij se zgodi, ko pošiljate poslovno pismo po e-pošti. Ker ni podana nobena možnost, in e-pošta je oblika elektronskega prenosa, vsi dokumenti, poslani po e-pošti, postanejo priloga. Priloga se doda e-poštnemu sporočilu kot element, ki ga je mogoče prenesti in je poslan s telesom e-pošte.
Uporaba zvezne vlade
Lahko se uporabljajo pravila za uporabo prilog in prilog v nekaterih vejah zvezne vlade. Na primer, v svojem korespondenčnem priročniku US Geological Survey opisuje, kako ravnati s prilogo in zaprtim prostorom, ko jim pošiljamo korespondenco. V skladu z njihovim priročnikom pošljete element kot priponko, ko je korespondenca beležka, če pa je to pismo, uporabite besedo priloga za dodatne dokumente. V obeh primerih vnesite "Enclosure" ali "Attachment" dve vrstici pod blok podpisa. S tem se bralcu pove, da išče ograje ali priključke. Če manjkajo, prosimo, da jih pošljejo, ker naj bi jih poslali s pismom ali beležko.
Če je več kot en priključek ali ohišje, navedite, koliko "2 ohišja" ali "3 dodatki". Če v besedilu ni nobenega znaka, za besedo uporabite dvopičje, ki mu sledi naslov dokumenta ali razlaga v naslednji vrstici. Na primer: "Enclosure:" (naslednja vrstica) zamaknite dva mesta in dodajte "Resume of John Q. Adams", ne da bi končali ločila. Če obstaja več ograjenih prostorov ali prilog, ki niso navedeni v besedilu, naslovu ali opisu vsakega v ločeni vrstici. Na primer: 2 Priloge: (naslednja vrstica) zamaknite dva presledka in vnesite: "Nadaljuj John Q. Adams" (naslednja vrstica) zamaknite dva presledka in vnesite: Seznam nagrad in dosežkov "brez prekinitve.
