Pisanje poslovnih preverjanj je drugačno od pisanja osebnih čekov v tem, da je več informacij na čeku - ponavadi na kontrolnem panju - tako da vi in prejemnik plačila natančno veste, kako naj se uporabi plačilo. Prav tako bodo vsa vaša poslovna preverjanja objavljena na vaših računih, tako da bodo vaši gotovini in računi plačljivi tekoči. Vaši poslovni pregledi lahko pridejo v dvojniku ali v treh izvodih, da lahko preverite kopije za nadaljnjo uporabo. Nazadnje, za poslovne preglede, za razliko od osebnih pregledov, je lahko potrebnih več kot en podpis. Po določenem sistemu za pisanje poslovnih preverjanj bo postopek učinkovit in vas bo rešil napak.
Pripravite vse informacije, ki so potrebne za pisanje poslovnih pregledov. Potrebovali boste celotno ime vseh prejemnikov plačil, naslove prejemnikov plačil, številke in zneske vseh računov ali računov, ki jih je treba plačati, ter skupne pregledane zneske. Če za tiskanje preverjate računalniški program, sledite navodilom v uporabniškem priročniku za programsko opremo - verjetno boste morali izbrati vsak račun ali račun za plačilo in nato natisniti poročilo za preverjanje pred tiskanjem.
Poravnajte preverjanja v vašem tiskalniku, če uporabljate računalnik za tiskanje vaših čekov. V nasprotnem primeru se pripravite, da svoje čeke napišete ročno.
Natisnite ali vnesite vse podatke o plačilu v delovni okenci za preverjanje poslovanja. Če uporabljate računalniški računski program, bo vsak kontrolni odtis samodejno natisnjen. Če preglede pišete ročno, si zabeležite ime prejemnika plačila, številko računa dobavitelja za prejemnika plačila, datum preverjanja, številko vsakega računa ali računa, ki ga želite plačati, in znesek, plačan za ta račun, ali račun. Nazadnje, upoštevajte skupni znesek pregleda.
Natisnite svoje poslovne preglede. Če uporabljate računalnik, se vsak pregled samodejno natisne. Potrebno je samo nadzorovati tiskalnik, da se prepričate, da so preverjanja usklajena. Če svoje poslovne preglede pišete ročno, je na vrhu in na desni strani čeka mesto za datum preverjanja. Pod datumom, ki se začne na levi strani, natisnite ime prejemnika plačila po "Plačilo naročilu". Če prostor dopušča, vključite tudi naslov prejemnika plačila. Pod podatki o prejemniku plačila, ki se začnejo na levi strani, natisnite znesek čeka z besedami za celotne dolarje in številčne ulomke za cente - »Sto in 00/100 dolarjev«. Nazadnje, na skrajni desni strani, izpolnite znesek dolarja z uporabo številk - "100,00 $."
Zapišite si poslovne preglede v register preverjanja. Če za tiskanje poslovnih pregledov uporabljate računalniško podprt računovodski program, se te informacije lahko samodejno posnamejo ali pa jih boste morda morali objaviti pozneje. Natisnite celotno poročilo za papirne zapise. Če ročno beležite svoj ček, navedite datum preverjanja, ime prejemnika plačila, plačane račune ali račune, znesek, plačan za vsak račun ali račun, in skupni znesek čeka. Posodobite knjige za vse prizadete račune.
Preverite svoje preglede! Vsakdo naredi občasne napake. Dodatna ničla, na primer, je lahko uničujoča napaka.
Izdelajte varnostno kopijo podatkov, če uporabljate računalniški računski program. Če je za objavo preverjanj potreben ločen korak, naredite to zdaj.
Osebe, ki imajo pooblastilo za podpisovanje čekov, morajo podpisati vaše poslovne preglede. Nekateri poslovni pregledi zahtevajo več kot en podpis. Poskrbite, da boste dobili vse potrebne podpise pred pošiljanjem vaših čekov.
Kopirajte čekovne kopije s plačanimi računi ali računi, če uporabljate dvojne ali trikratne preglede obrazcev. Če nimate kontrolnih kopij, zabeležite številko preverjanja, datum in znesek plačila na vsak plačan račun pred vložitvijo.
