Vsako podjetje in oseba, ki dela z javnostjo, mora v določenem trenutku komunicirati z javnostjo. Ampak to ni idealno za stranko, da razdeli svoje vire med svojo osnovno dejavnostjo in pojasni, da je poslovanje na svetu - to je tisto, kjer pridejo agencije za odnose z javnostmi. Vsaka PR-agencija vredna svoje soli bo uporabila različne metode, da postane učinkovit obraz in glas za stranko, ki jo predstavlja.
Vstop na isto stran kot naročnik
Preden lahko agencija za odnose z javnostmi prejme sporočilo v imenu stranke, mora ugotoviti, kaj je to sporočilo. PR predstavniki sedijo s svojimi strankami na začetku odnosa, da bi izvedeli vse, kar lahko o njihovem poslovanju. Za podjetja te informacije vključujejo njihovo splošno poslanstvo, izdelke, storitve in kako jih prinašajo na trg. Za javne osebnosti, ki vključuje informacije o strokovnih projektih osebe, pa tudi osebne življenjske podrobnosti, ki lahko vplivajo na javno mnenje. Za vse stranke agencija vzpostavi protokol za izmenjavo informacij, tako da nikoli ne zgreši priložnosti, da predstavi novosti javnosti.
Pisanje sporočil za javnost
Osnovni produkt, ki prihaja iz PR agencij, je sporočilo za javnost, informacije o podjetju, ki so namenjene tiskovnim agencijam za objavo. Tiskovne agencije imajo radi sporočila za javnost, še posebej na dnevih počasnih novic, ker to pomeni manj dela za zapolnitev prostora v časopisu. Opozorilo je, da bi bilo treba v sporočilu za javnost zahtevati le malo sprememb - v nasprotnem primeru uredniki novic ne želijo zapravljati dragocenega časa za tisto, kar je verjetno nebistvena informacija. Eden od načinov za merjenje kakovosti agencije za odnose z javnostmi je tako, da zahtevate vzorce sporočil za javnost in jih pregledate v skladu s smernicami za stike Associated Press. Če se izdaje težko razlikujejo po formatih od realnih člankov novic in se še vedno oddaljite od pozitivnega vtisa o organizaciji, predstavljeni v sprostitvi, je agencija dobro opravila svoje delo. Toda za razliko od dejanskega novičnega članka ni pomembno, da sporočilo za javnost vsebuje natančne navedbe. Pisatelj za stike z javnostjo pogosto oblikuje ponudbe, vendar le v imenu strank, in prosi stranko za odobritev, preden je sporočilo za javnost poslano tiskovnim agencijam.
Vzpostavljanje odnosov z novičarskimi agencijami
PR agencije bi morale voditi seznam tiskovnih agencij, ki jim pošiljajo sporočila za javnost. Še bolj pomembno pa je, da strokovnjaki za odnose z javnostmi vzpostavijo govorne odnose z novinarji, ki za članek iščejo informacije o stranki. PR strokovnjaki so vrata za vse informacije, ki prihajajo iz organizacije, ki jo predstavljajo. To pomeni, da bo agencija za odnose z javnostmi prva kontaktna oseba novinarja za informacije o stranki, agencija pa bo bodisi delovala kot predstavnik stranke ali pa bo vzpostavila stik z ustrezno osebo v organizaciji stranke. Včasih zaposleni v agenciji deluje kot tretja oseba v intervjuju, da usmerja vprašanja in odgovore v pozitivni smeri.
Upravljanje prisotnosti socialnih medijev
Z razvojem družbenih medijev se je vloga strokovnjakov za odnose z javnostmi razširila in vključevala spletno predstavitev strank. Če ima stranka blog, Facebook ali Twitter profil, mora imeti PR agencija dostop do njega; če stranka nima tega, mora agencija ustanoviti eno. Za razliko od sporočil za javnost je prisotnost družbenih medijev neposredna za javnost. Zato agenciji ni treba skrbeti, da se bo držala formata novic ali se bo pojavljala pristransko v imenu stranke, ker nihče ne pričakuje, da javna osebnost ali podjetje ne bo lastno rog. Tako kot dolžnosti govorcev ali kotacije v sporočilih za javnost, je treba posodobitve za socialne medije napisati, kot da so informacije neposredno od stranke, v nasprotju z perspektivo najete tretje osebe.
