Predstavljajte si delovno okolje, v katerem niste imeli navodil o tem, kako učinkovito komunicirati s sodelavci in politikami o tem, kaj reči zunanjemu svetu. Ne zdi se, da bi bilo poslovanje zelo uspešno, kajne? Način, kako organizacija komunicira s tistimi v njem in tistimi zunaj nje, je sestavni del njegovega uspeha. Komunikacijske politike in smernice pomagajo zaposlenim deliti informacije, da učinkovito opravljajo svoje delo in podpirajo podobo organizacije zunaj.
Vloga notranjih komunikacij
Notranje komuniciranje se zgodi, ko podjetje deli informacije znotraj sebe svojim zaposlenim. Podjetja lahko interno komunicirajo pisno preko elektronske pošte in beležk ali ustno na sestankih in konferencah. Glavni namen notranjega komuniciranja je identificirati in deliti cilje podjetja. Pomembno je, da zaposleni vedo, na kaj delajo. Cilji so lahko v celotnem podjetju, oddelku ali posamezniku. Ne glede na to, vedeti, kakšen je njihov namen, pomaga zaposlenim, da ostanejo na pravi poti.
Ustvarjanje boljšega delovnega okolja je še en razlog, zakaj je notranja komunikacija tako pomembna. S komunikacijo znotraj podjetja o organizacijskih spremembah, številu prodaje in vprašanjih človeških virov lahko podjetja ustvarijo pregledna in učinkovita delovna okolja, v katerih zaposleni uspevajo. To pomaga zmanjšati stopnjo prometa, privabiti nove talente in povečati zadovoljstvo zaposlenih. Podjetja lahko tudi ustavijo govorice podjetja, preden začnejo z zagotavljanjem, da komunicirajo odprto in rutinsko s svojimi zaposlenimi.
Notranje komuniciranje pomaga podjetjem, da ostanejo na blagovni znamki in obdržijo nadzor nad sporočilom. Z močno obljubo blagovne znamke, ki jo interno sporočamo, imajo zaposleni boljši stik s strankami in drugimi zunanjimi strankami. S komunikacijo, ki vodi do jasnih ciljev in dobro usposobljenega osebja, imajo podjetja boljše možnosti, da zagotovijo pozitivne interakcije med strankami.
Namen zunanjega komuniciranja
Zunanja komunikacija se zgodi, ko podjetje izmenjuje informacije s strankami, obeti, partnerji, dobavitelji, investitorji in drugimi zainteresiranimi stranmi zunaj podjetja. Nujno je, da organizacija izvaja politike, ki usmerjajo zaposlene glede tega, kakšne informacije naj bodo deležne zunaj podjetja, s kom jih lahko delijo in kako jih delijo.
Pomembno je, da so smernice o tem, kakšne informacije deliti s katero stranko, da nekatere informacije ne padejo v napačne roke ali ustvarijo težav za podjetje. Na primer, če podjetje razvija nov izdelek, ki bo revolucioniral trg, je ključnega pomena, da določenih podrobnosti tega izdelka ne delite s konkurenti pred njegovo izdajo. Vendar pa bo podjetje morda želelo svojim strankam, vlagateljem in partnerjem povedati o izdelku pred vsemi drugimi.
Nadzor negativnih informacij o podjetju je eden od razlogov, zakaj je učinkovita zunanja komunikacija tako pomembna. Z vzpostavitvijo strategije lahko organizacije dosežejo zunanje interesne skupine in razpravljajo o zadevnih vprašanjih. Če se podjetje ukvarja s katastrofo PR, na primer, je načrt za pogovor z mediji in strankami pomemben del ravnanja s situacijo.
Zagotavljanje enotnega sporočila znotraj in zunaj
Da bi bilo podjetje uspešno, morajo notranje in zunanje komuniciranje sodelovati, da bi dosegli cilje podjetja. Na primer, če družba deli svoje nasprotujoče si informacije s svojimi zaposlenimi in vlagatelji, se bo morda morala soočiti z več nezadovoljnimi in nemotiviranimi zainteresiranimi stranmi, kar bi lahko privedlo do večjih težav.
Podjetja morajo skupaj gledati na notranje in zunanje občinstvo, da bi imeli enotno komunikacijsko politiko. Na primer, če podjetje razvija sporočilo o blagovni znamki, je bistveno, da skupaj ustvarite govorne točke za notranjo in zunanjo uporabo. Na ta način lahko podjetje razvije sporočila, ki privlačijo svoje zaposlene, in jih motivira, da opravljajo svoje delo, poleg informacij, ki pritegnejo njihove stranke in partnerje. Če bi bilo to sporočanje razvito ločeno, bi lahko obstajale nasprotujoče si ideje ali različni izrazi, ki bi povzročali zmedo tako znotraj kot zunaj.
