Ne glede na to, ali vodite majhno podjetje ali upravljate njegove finance, je bistveno, da razumete razlike med povračljivimi stroški in obdavčljivimi prihodki. IRS je še posebej takrat, ko gre za to, kar se lahko razvrsti kot povračljivi strošek, in kazni lahko nastanejo, če to storite nepravilno. Skrbno vodenje evidenc in vzdrževanje potrdil sta nujna, če želite, da bi vaše podjetje kdaj bilo revidirano.
Kaj so povračljivi stroški?
Ko opravljate blago ali storitve za stranko, lahko pride do primerov, ko prevzamete stroške dodatne storitve ali izdelka iz vljudnosti do te stranke. Stranki lahko zaračunate te stroške. Če to storite, se bo znesek kasneje prikazal kot dohodek v vašem kontnem načrtu. Ker ni reden dohodek, je treba razlikovati.
Kadarkoli med svojim delom prevzamete stroške v imenu stranke, bodo ti stroški spadali v kategorijo stroškov, ki se povrnejo. Na primer, pristojbine za dostavo ali potni stroški se lahko štejejo kot povračljivi stroški. Stroški goriva, obroki ali hotelske sobe se lahko razvrstijo kot povračljivi. V okviru običajnega poslovanja, računovodske obravnave povračila narekuje, da je to strošek, ko ga prevzamete in dohodkovno postavko, ko jo obračunate stranki.
Če ste majhno podjetje in uporabljate podizvajalca, se boste morda morali soočiti z dodatnimi povračljivimi stroški, ki se imenujejo prehodni stroški. Na primer, če naročite stranki storitve vzdrževanja spletne strani za 500 dolarjev na mesec in plačate podizvajalcu 500 dolarjev na mesec za opravljanje dela, ta strošek ni vaš dohodek, temveč prehodni strošek. Podizvajalcu morate predložiti obrazec 1099 ob koncu proračunskega leta in skrbno voditi evidenco o tem, kaj ste zaračunali vaši stranki in kaj ste plačali za isto delo.
Ali so povračila obdavčljivega dohodka?
Kadar se delavcu ali podjetju izplača povračilo, ga je treba ustrezno evidentirati, da se lahko šteje, da ni obdavčljiv. Na primer, v primeru plače delavca je treba povračilo označiti kot takšno in ne le vključiti med druge dohodke zaposlenega. V kontu vašega podjetja boste morali vedeti, da je to strošek, ki se povrne, ko ga prvič dokumentirate. Na ta način lahko z navzkrižnim preverjanjem pozneje preverite, ali ni obdavčljiv.
Če so bili odhodki in postavke prihodkovne linije ustrezno dokumentirani in spremljani, se povračila ne štejejo kot obdavčljivi dohodek. V tem primeru ne dobivate plačila za blago ali storitev, temveč raje vnašate določen znesek denarja, ki vam ga kasneje povrnejo.
Pravilno sledenje povračljivih stroškov
Poleg pravilnega dokumentiranja povračljivih stroškov na vašem kontnem načrtu boste morali skrbno voditi evidence. Vpišite vse račune, izjave ali drugo dokumentacijo, ki se nanaša na stroške, če je to sploh mogoče. Kopijo shranjujte v davčni dokumentaciji davčnega leta, da jo boste lahko uporabili v primeru revizije ali morebitnih vprašanj. Brez ustrezne dokumentacije bi lahko IRS trdila, da bi morali biti vaši povračljivi stroški obravnavani kot obdavčljivi dohodek, kar bi povzročilo, da bi vaše podjetje imelo več na koncu poslovnega leta.
